03
Eki

Doküman Yönetim Efsaneleri

Değişim çok zordur

Bir fatura onay için geldiğinde, ilgili bölüme mail ile yollanır ve onay mailinin gelmesini bekleriz.Genelde bu işlem birkaç gün sürer.

Evet bu işlemi doküman yönetim sistemi kullanarak, otomatik hale getirmek mümkündür.Değişim zor değildir. Zor olan bu vizyona sahip olmak ve değişim için gerekli olan kararlılığı göstermektir. Yukarıdaki örnekte, Onay sürecinin iyi tasarlanması gerekir. Örneğin, onay veren kişilerin onay yetkisi ne kadardır? Bu rakam aşılırsa kime onaya gitmelidir? Adımlardaki onay süreleri ne olmalıdır? Bu ve benzeri soruların doğru cevaplarını bulmak için yeteri kadar zaman harcamalısınız. Sistem bir kere kurulduktan sonra oluşan verimlilik artışı inanılmaz olacaktır.
Örneğin fatura onay iş akış sürecini, bir doküman yönetim sistemi üzerinden tasarladığınızda maliyetleriniz düşer.Süreçleriniz bu sistem dahilinde her zaman izlelebilir hale gelir. Faturalarının ilgili bölüm tarafından onaylanması sürecinde yaşadığınız sorunlar ortadan kalkar. Herşey zamanında ve sorunsuz olarak, planlandığı şekilde gerçekleşir. Fatura kayboldu, kimin masasında bekliyor,yanlış departmana yollanmış, neden bu faturalar masada ortada duruyor herkes fiyatları görüyor gibi can sıkıcı sorunlardan tamamen kurtulursunuz.

İhtiyacımız olduğunda bilgi ve belgeleri bulabiliyoruz.

Müşterilerimiz aradığında, gerekli olan belgeleri bulup onlara iletebiliyoruz. Çoğunlukla bu işlemi anında yapamıyoruz. Belirli süreler içinde geri dönüş yapıp müşterimizi bilgilendiriyoruzBununda bir sorun olduğunu düşünmüyoruz.

Tabii ki yeteri kadar zaman verirseniz , çalışanlarınız genellikle istenilen dokümanı bulup size getirecektir. Çoğu zaman rekabet den dolayı bu zamana sahip olamayız. Ancak şirket içerisinde ki arşivlerde bu dokümanların bulunması ve güncelliğinin kontrol edilmesi için yapılanların maliyeti hakkında bir fikriniz var mı ?. Aynı şekilde dosya sunucuları üzerinde duran etiketlenmemiş elektronik belgelere de ulaşım çok zor olmaktadır. Belgeleriniz onlarca ,yüzlerce klasör içerisinde kaybolmaktadır.Belgelerin birçok elektronik kopyası, sistem üzerinde her yere dağılmakta ve hangisinin güncel olduğunun bulunması imkansız hale gelmektedir. Çalışanlarınız, bu nedenlerden dolayı zamanlarının %35 ini bilgiye ulaşmak için harcamaktadır. Geriye kalan zamanlarında elde ettikleri bu bilgiye göre işlerini yapmaktadır. Bu yöntemle çalışmak ne kadar verimlidir?

Çok geç olmadan, üretilen her türlü doküman anahtar kelimelerle etiketlenerek elektronik ortamda arşivlenirse, çalışanlarınızın bilgiye ulaşma süreleri çok kısalır. Aksi taktirde elinizde, etikenlenme yapılmadığından dolayı, ulaşmakta çok zorlandığınız elektronik belgelerle dolu bir sürü klasörünüz olur. Aradığınızı bulamadığınız bir yığın arşive sahip olursunuz

Çalışanlarımız zaten her zaman meşgul

Ortalama olarak çalışanlarımızın günde 2.5 saatlerini doküman arama, bulma, elektronik postalarını düzenleme gibi işlemlere ayırmaları normaldir. Bu işlemler, doğal olarak işlerinin bir parçasıdır.

Bu varsayım tamamen yanlıştır. Çalışanlarınızdan beklemeniz gereken;günün şartlarına uygun olan en doğru kararları almaları ve sorumluluklarında bulunan işi geliştirecek yeni fikirler üretmeleridir. Çalışanlarınız müşterilerinize karşı, sizi en üst düzeyde temsil etmelidir. Sahip oldukları tüm zamanı bu tür faaliyetler için harcamalılar.Bu fikre katılmıyorsanız, tamamıyla yanlış yoldasınız demektir. Günümüzün rekabet ve zamana dayalı pazarı, sizi çok zorlayacaktır.

Çalışanlarınızın her zaman meşgul olmasında bir sorun yoktur. Zaten çoğu kişide meşgul olmak ister. Fakat burada “verimli çalışarak meşgul” olmakdan bahsediyoruz.Zamanlarını paraya dönüşecek işlere harcamalılar. Belgelerin bulunması, arşivlenmesi gibi ana hedefleri olamayan işlere bu kadar çok zaman harcamaları çok yanlıştır. Teknoloji bu gibi işleri, çalışanlarınızdan çok daha verimli bir şekilde yapabilirken, teknolojiyi kullanmamak için direnmek, değişen iş dünyasına karşı durmak demektir. Verimliliğinizi arttıran bu aracı kullanmazsanız, teknolojiyi kullanan rakipleriniz her zaman sizin önünüze geçecektir.

Belgeyi bulamadık diye şimdiye kadar kimse bize ceza kesmedi veya mahkemeye vermedi.

Kendimizi savunmak zorunda kalırsak, gerekli belgeleri sağlayabiliriz.

Gerçekte, Türkiyedeki elektronik belgelerin ve arşivlerin düzenlenmesi ile ilgili yasalar hızlı bir değişim içerisindedir. Avrupa birliği uyum yasaları çerçevesinde bu alandaki düzenlemeler oldukça hızlanmıştır. Şimdiden doküman yönetim sistemi kullanmaya başlarsanız, yakın zamanda oluşacak olan bu düzenlemelere karşı hazırlıklı olursunuz. Hukuki açıdan da her türlü dokümanı anında yetkili kurumlara ulaştırabilirsiniz.. Bu tür çözümler, sistem bulunan bilgi ve belge üzerinde yapılan her türlü işlemin izleme kayıtlarını tutmaktadır. Bundan dolayı doküman yönetimi çözümü kullanmanız, hukuki açıdan istenmeyen durumlara düşme riskinizi önemli ölçüde azaltacaktır.

Özellikle , sigorta, hukuk ve kanunu ilgilendiren alanlarlarda belge üzerinde yapılan işlemler çok önemlidir. Süreli cevap verilmesi gereken dokümanların unutulması atlanması durumunda kurumunuz maddi cezalara maruz kalacaktır. Elektronik doküman yönetim sistemleri sizi bu tür istenmeyen durumlardan korur.

Bilgi ve belge yönetimi o kadar da kritik bir konu değil.

Finansal verilerimizi yönetmek bizim için çok önemli , bu yüzden kurumsal kaynak planlama, depo yönetimi, muhasebe,stok yönetibi vb. gibi uygulamalara yatırım yapıyoruz. Fakat bilgi ve belgenin yönetimi, diğerlerinin yanında kritik bir konu değil.

Kim bilgi ve belge yönetiminin önemli olmadığını söylemiş? Rekabette öne çıkıp başarıyı elde etmenin yegane yolu, bu bilginin doğru zamanda ve doğru yerde olmasını sağlamaktır. Böylece çalışanlarınız kararlarını güncel verilerle, doğru olarak alabilir. Bilgiye sahip olmak, onu doğru biçimde yorumlayıp kullanamadığınızda hiç bir işe yaramaz.

Düşünün, bir sözleşme üzerinde çalışıyorsunuz, avukatlar ve iligili arkadaşlarınız arasında doküman mail ile aranızda gidip geliyor. Herkes çeşitli düzenlemeler yapıyor. Bu karışıklık içinde bir de bakmışınız ki yanlış versiyon üzerinde çalışıp müşteriye göndermişsiniz. Bir anda kurumsal kimliğininiz zedelenmiş olur. Aynı şekilde eski fiyat listesi üzerinden işlem yapmanız, güncel olmayan dokümanlarla çalışmanız gibi birçok istenmeyen durum, kuruma maddi ve ve manevi zarar verir.

Dokümanı fiziksel olarak arşivlemenin ve arandığında bulunmasının, maliyeti çok değildir. Zaten elektronik belgelerimizde dosya sunucularımızda duruyor.

Evet, dokümanın arşivlenmesi, bulunması, yanlış dosyalanan belgenin bulunması ve kaybolan belgenin yeniden yaratılması gibi olaylarda bir maliyet oluştuğunun farkındayız . Ancak, bu işlemlerin şirkete maliyetinin çok yüksek olmadığını düşünüyoruz.

Özellikle günümüzün ekonomik şartlarında yukarıda belirtilen durumlarda oluşan maliyetler çok yüksektir. Dokümanın kaybolması durumunda tekrar oluşturulması için geçen süreyi beklemenin maliyeti nedir? Çalışanların dokümana ulaşmak için harcadığı zaman ve başkalarından bilgi dönmesini beklerken geçen zamanın maliyeti ise küçümsenemez.

Tüm bu zaman kayıplarını kurum genelinde ele aldığımız da, verimlilik üzerindeki etkisi inanılmaz olmaktadır. Müşteriye verilen hizmet kalitesinde de önemli düşüşler yaşanır. Bütün bu konuştuklarımızın kuruma maliyeti çok yüksektir. Bu olumsuz etmenler, siz farkında olmaksızın, sizi başarısızlığa doğru sürükler. Bu olumsuzlukları düzeltmek için önlem almamanızın nedeni, ya çok zengin olmanız ya da bu çağın şirketi olmamanızla açıklanabilir.

Çevreye zarar vermiyoruz.

Ortalama olarak bir doküman kurum genelinde 15 defa kopyalanıyorsa, ne olmuş? Benim çok daha önemli sorunlarım var.

Evet, gereksiz yere bir belgenin bu kadar kopyalanmasının maliyetini anladığınız anda, zarar etmekten kurtulacaksınız. Sanırım bunu engellemek için bir şeyler yapmamak, başınıza uzun vadede çok önemli sorunlar açacaktır. Fiziksel arşivinizi bu fazladan çekilen fotokopilerle doldurduğunuz da bir süre sonra her yer dosya dolabı ile dolacak ve yeni personelinizi yerleştirecek yer bulmakta çok zorlanacaksınız.

Ayrıca gereksiz yere ağaç kesilmenin önüne geçmekte bir sosyal sorumluluktur. Çocuklarımıza bıracağımız dünyanın yaşanabilir halde olması için her kurumun bunun bilincinde olması gerekmektedir. Dünyamızın yeşil kalması için sürdürülen her proje uzun dönemlidir. Kağıt tüketiminin azalmasını ve daha az toner, elektrik sarf edilmesini sağlayan teknolojiyi kurumunuza uyarlamanız ve şirket kültürü olarak benimsemeniz sizi çevreye karşı sorumluluğunu yerine getiren bir şirket haline getirecektir. İnsanlar gelecekte çevreye duyarlı firmaların ürün ve hizmetlerini tercih edeceklerdir.

Projelerde herkesi biraraya getirerek toplantı yapabiliyoruz.

Bir proje için insaların biraraya getirmemiz gerektiğinde, önce konu ile ilgili belgeleri önden proje üyelerine gönderiyoruz. Herkes üzerinde çalıştıktan sonra, biraraya gelip proje detaylarını tartışıyoruz.

Tabiiki bu yöntemlede herkesi biraraya getirip toplantılarınızı yapabilirsiniz. Ancak özellikle farklı şehirlerden de gelen proje üyeleriniz olduğunda bu tür toplantıların maliyetleri uçak ücretleri, konaklama bedelleri gibi kalemlerden dolayı bir hayli kabarık olmaktadır. Ayrıca herkesin ajandasını birbirine uydurup, tek bir yere toplamak çok zor olmaktadır. Bu toplantılara gidip gelirken de çalışanlarınız zaman kaybetmektedir.

Elektronik doküman teknolojileri alanındaki gelişmeler, çalışanlarınızı rahatsız etmeden, bu tür toplantıları yapmanızı sağlamaktadır. Webinar, goto meeting, e mail, web gibi araçlar ile dünya üzerindeki tüm çalışanlarınız , birbirleriyle rahatlıkla iletişim kurabilmekte ve bilgiyi paylaşmaktadırlar. Doküman yönetim sistemleri de tüm çalışanlarınıza belge paylaşım platformu sağlamaktadır. Öyleyse, çalışanlarınızı teknolojinin nimetlerini kullanarak biraraya getirmek bu kadar kolayken, neden çok daha maliyetli ve verimsiz olan yoldan gidiyorsunuz?

Fiziksel arşivimiz güvenlidir. Başına hiçbirşey gelmez.

Fiziksel arşivimizin güvenliği için her türlü önlemi aldık. Bir sorunla karşılaşmayız.

Ne kadar önlem alırsanız alın, deprem olamayacağını, yangın çıkmayacağını garanti edemezsiniz. Sonuçta arşiviniz kağıtlardan oluşmakta ve su , nem, yangın, zaman gibi etmenlerlen çok rahat etkilenmektedir.

Fiziksel arşivinizin başına illa doğal afetlerden dolayı bir sorun gelmez. Yangın söndürme sistemin arızalanıp yanlışlıkla çalışması, dikkatsiz kişilerin sigara izmaritini södürmemesi gibi durumlarda da ciddi veri kayıpları yaşabilirsiniz.

Arşiviniz bir kere elektronik ortama aktarıldıktan sonra yedekleme, başka bir lokasyona aktarma gibi işlemler çok kolaylaşır. Artık elinizde “mobil bir arşiv” vardır. Güvenlik için farklı şehirlere hatta ülkelere arşivinizn bir kopyasını rahatlıkla gönderebilirsiniz. Bu işlemleri fiziksel arşiv için yapmaya kalktığınızda maliyet ve harcanan zaman muazzam olur.