03
Eki

Doküman Yönetim Sistemlerindeki Başarı Kriterleri

Tüm sektörlerde olduğu gibi Elektrik Dağıtım sektöründeki firmalarda da Doküman Yönetim Sistemi kurma ihtiyaçları ve projeleri giderek yaygınlaşmaktadır. Rekabetin giderek arttığı günümüzde Elektrik Dağıtım Firmalarının ürünü veya servis büro hizmetini verecek firmayı seçerken oldukça dikkatli davranması gerekmektedir. Yazılımların bir araç olduğunu düşünürsek sektörde bulunan ürünlerin hepsi aşağı yukarı yakın özellikleri barındırmaktadırlar. Bu durumda firmaları birbirinden ayırabilmek için analiz, projelendirme , hizmet kalitesi, tecrübe, referans gibi diğer kriterler ön plana çıkarılmalı ve sorgulanmalıdır.

Bu kriterlerin en önemlilerinden biri de firmanın proje aşamasında gerçekleştirmesi gereken analiz ve projelendirmedeki tecrübesidir. Doküman Yönetim Yazılım projelerinde analiz adımı en az yazılım kadar hatta daha da önemli rol oynamaktadır.

Birim veya departman bazında birebir yapılan analiz çalışmaları ile müşterilerin kendi çalışma sistemlerine ve ihtiyaçlarına göre yapılan operasyonel ve bunun ürüne yansıtılabilmesi gibi işlemler müşteriden müşteriye farklılıklar göstermektedir. Aslında Doküman Yönetim Sistemleri konusunda hizmet veren firmaları da birbirinden farklı kılan üründen çok bu konudaki tecrübeleri ile operasyonel süreci nasıl projelendirdikleridir.

Doküman Yönetim Projelerini farklılaştırarak başarısını artıran analiz çalışmalarında;

Hangi doküman tipleri hangi kurallarla taranmalı ve hangi indeks bilgileri ile sisteme dahil edilmeli?
Günlük tarama ve indeksleme operasyonu departmanlarda mı merkezi bir noktada mı yapılmalı mı? Hangi noktalara kaç adet tarayıcı yerleştirilmeli?
Uzak noktalarda tarama ve görüntüleme işlemi varsa nasıl yapılmalı?
Müşterinin ihtiyacı belge bazlı mı dosya bazlı mı görüntüleme yapmak?
Görüntüleme hangi ortamlardan hangi yetkilerle yapılmalı?
Birimlere ait dokümanlar ve diğer birimlerle ortak kullanılan dokümanlar nasıl yetkilendirilmeli?
Kurumsal hedeflerin beraberinde 5-10 senelik belge miktarına bağlı olarak teknik gereksinimler ne olmalı ?
Taranan dokümanlar belirlenmiş bir süreç ile onay akışına gireceklerse, süreçler ne olmalı?
Geriye dönük arşiv tarama hizmeti verilecek ise, günlük operasyonla hangi farklılıkları (tarama ve indeksleme) olmalı,
Fiziksel belgeler ve fiziksel adresleme bilgileri nasıl ve nerede tutulmalı?
gibi projelere göre farklılaşan daha bir çok konuda müşteri ile yapılan analizler sonucunda alınan bilgiler dokümante edilerek müşteri onayına sunulmalı ve proje bu kapsamda gerçekleştirilmelidir ki başarıya ulaşılabilsin.

Bu detayların alınmadığı müşterilerin ihtiyaçları belirlenmeden yapılan yazılım uyarlama ve servis büro olarak 2 farklı süreçten oluşan Doküman Yönetim Sistemi Projeleri başarısızlıkla sonuçlanacaktır. Proje bütçelerinin büyük kısmını oluşturan, ihtiyaçları karşılamayan indeks bilgileri ile yapılmış milyonlarca sayfa tarama hizmeti sonucunda, asıl proje çıktısını oluşturan yazılım üzerinde, istenilen belge ve bilgilerin alınamıyor olması kaçınılmaz olacaktır.