03
Eki

Enerji dağıtım şirketlerinin, elektronik arşiv projelerinde GÖZDEN KAÇAN NOKTALAR

Tolga EŞİZ
Genel Müdür
GGSoft
Enerji Dergisi – 01.08.2012 Yıl:17 sayı:7 – GGSoft Haber – Haber Dosyası

Enerji Dergisi; Elektrik ve doğalgaz dağıtım şirketleri özelleştirmelerin etkisiyle büyük bir değişimin içine girmişlerdir. Kurumların tüm altyapıları yenilenmektedir. Bilişim tarafında da hem kullanılan uygulamaların hem de donanım altyapısının yenilenmesi ile ilgili projeler büyük bir hızla devam etmektedir. Her alanda yapılan bu değişimlerin yönetilmesi de kolay olmamaktadır. Enerji dağıtım şirketleri sektörün en iyileri ile çalışarak, bu büyük değişimi başarıyla gerçekleştirebilirler.

Gündemde olan bir başka değişim de fiziksel arşivlerin, elektronik ortama aktarılarak doküman yönetim uygulaması ile birlikte, elektronik arşivlerin oluşturulmasıdır. Çoğu kurumda fiziksel arşivdeki belge sayısı 20 milyon, bazılarında ise 30 milyon sayfayı geçmektedir. Bu büyüklükteki arşivlerin elektronik ortama aktarılması ve doküman yönetim sisteminin kurulması ciddi uzmanlık gerektirmektedir. Projenin başarısı için çok titiz değerlendirme yapılması gerekmektedir.
Temel olarak elektronik arşiv projeleri iki ana unsurdan oluşur;

Servis Büro Hizmeti: Fiziksel arşivde bulunan abone sözleşmeleri ve diğer belgelerin taranarak elektronik ortama aktarılması ve anahtar kelimelerle indekslenerek arandığında bulunmasını sağlayan hizmetler bütünü.

Doküman Arşiv ve Yönetim Sistemi (DYS): Dokümanların elektronik ortamda arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlar. Aynı zamanda kurumların süreçleri içerisinde bu dokümanların onay noktaları arasında dolaşımını da sağlar.
Projenin Değerlendirilmesinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Sizce yukarıda bahsedilen iki bileşenden hangisi daha önemlidir? 20 milyon sayfanın taranması için gerekli olan servis büro hizmet maliyeti yaklaşık olarak 1 milyon ile 1,5 milyon TL arasında değişmektedir. Doküman arşiv ve yönetim sistemi ise servis büro maliyetinin yaklaşık olarak %15’ine malolmaktadır. Maliyetler arasında bu kadar fark olunca herkes elektronik arşiv projesine servis büro ağırlıklı olarak bakmaktadır. Evet, servis büro hizmeti aldığınız firma çok önemlidir. Yanlış formatta, yanlış çözünülükte taramalar sonradan belgelerin görüntülenmesinde sorunlar yaşatır. Belgelerin yanlış anahtar kelimelerle indekslenmesi ise o belgeye doküman arşiv ve yönetim sistemi üzerinden ulaşımı imkansız kılar. Servis büro işlemi bitttikten sonra, bu belgelere ulaşım elektronik ortamda doküman arşiv ve yönetim sistemi tarafından yürütülür. Benzer şekilde, 30 milyon sayfa barındıran uygulama performanslı çalışmaz ise çok büyük sorunlar yaşanır. Doküman arşiv ve yönetim uygulası da en az servis büro hizmeti kadar önemlidir.

Servis büro veya doküman yönetim sisteminin seçiminde hatalı değerlendirme yapılırsa, her iki durumda da “fiziksel arşiv hiçbir işe yaramayan elektronik arşiv çöplüğüne dönüşür.”

Kurumlarda servis büro ve doküman arşiv yönetim sisteminin aynı anda ve tek bir firmadan alınması gibi yanlış bir tutum gözlenmektedir. DYS, servis büro hizmetinden önce alınmalıdır. Öncelikle uygulamanın kurum genelinde nasıl kullanılacağı ile ilgili analizlerin tamamlanması gerekmektedir. Bu analiz çalışmaları sırasında, belge tiplerinin belirlenmesi, hangi departmanda hangi belgelerin kullanılacağı, belgelerin hangi anahtar kelimelerle indeksleneceği, iş akışında bu belgelerin nasıl dolaşacağı, süreçlere uygun iş akışlarının tasarlanması, belgelere kimlerin ulaşabileceğinin saptanması için yetki ağaçlarının oluşturulması gibi birçok bilgi düzenlenmektedir. Eğer servis büro hizmeti önce alınırsa, DYS için yapılacak olan detaylı analiz çalışması yapılmadan işe başlanmış olur. Servis büro analizinde atlanan en ufak bir detay bütün proje için büyük tehlike oluşturur. Milyonlarca sayfanın yeniden taranması veya indekslenmesi olası değildir. Servis büro için ne kadar analiz yapılsa da DYS analizi kadar detaylı olamaz. Bu yüzden kurumlar once DYS sistemini hayata geçirmeli, ondan sonra çıkan analize ve kullanım şekillerine uygun olacak şekilde servis büro işine başlamalılar. Ayrıca iki iş birbirinden bağımsızdır. Kurum DYS sistemini ve servis büro hizmetini ayrı ayrı alanında uzman olan firmalardan almalıdır.

Enerji dağıtım şirketleri 10 milyonlarca sayfayı bulan arşivleri ve dağıtık yapıdaki yüzlerce kullanıcıları ile Türkiye’deki birçok firmadan daha büyük arşive sahiptirler. Bu nedenle, doküman arşiv ve yönetim uygulaması seçiminde çok dikkatli olmalı, ev ödevlerini iyi yaparak firmaları ve çözümleri çok iyi araştırmalıdırlar. Hazırlık safhasında harcanan zaman, sonrasında milyonlarca liranın ziyan olmasını engeller. Eğer 20-30 milyon sayfa bir DYS uygulamasına konarak yüzlerce kişinin kullanımına açılacaksa, seçilecek uygulamanın kurumun büyüklüğünde mutlaka birkaç tane referansa sahip olması gerekmektedir. Birkaç bin belge ve birkaç kullanıcı üzerinde yapılan demolar yanıltıcı olur. Bu nedenşe 30 milyon sayfanın olduğu referanslar ziyaret edilmeli, kulanıcılardan performans konusunda bilgi alınarak yerinde inceleme yapılmalıdır. Bu büyüklükteki referansların hepsi ziyaret edilerek karşılaştırma için bilgi toplanmalıdır. Eğer DYS uygulamasını öneren firmanın kurumla aynı büyüklükte referansları yoksa, projenin selameti açısından o firmalardan uzak durulmalıdır.

Firmaların kurumsal geçmişini iyi araştırılmalı, olumsuz durumlara rastlanırsa o firmalardan uzak durulmalıdır.

DYS ürünün devamlılığı çok önemlidir. Seçilen çözüm kaç yıldır piyasada ve ne kadar referansı var? Bu bilgiler firma ve çözümün devamlılığının değerlendirmesinde önemli kriterlerdir. Bu büyüklükteki elektronik arşiv projelerini geçmişi ve geleceği tam belli olmayan firmalara teslim etmek, projeyi başarısızlığa sürükleyecektir

Sağlıklı bir değerlendirme yapabilmek için tüm firmalara sorulacak soruları ve cevapları içeren bir liste oluşturulmalıdır. Teknik olarak puanlama yapılmalı, en ucuz fiyatı verene iş teslim edilmemelidir. Birkaç bin lira kar etme düşüncesiyle, milyonlarca liralık yatırım riske atılmamalı, fiyat performansı yüksek olan firma ile çalışmanın yolu bulunmalıdır.

Firmanın destek hizmetinin kalitesi referanslarından sorgulanmalıdır. Özellikle referans sayısı çok olup, destek konusunda olumlu referanslar alınan çözümler, en uygun seçenekler olacaktır. 10 müşteriyi memnun etmekle 100 müşteriyi memnun etmek arasında çok fark vardır.

Kurumsal kimliği olan firmalarla çalışılmalıdır. Kurumsallık projenin her safhasında kuruma sandığından daha fazla yardımcı olacaktır.

Sorulan sorulara düzgün ve zamanında cevap alınamıyorsa, alım sonrasında da alınacak hizmet farklı olmayacaktır.

Halihazırda kullanılan diğer uygulamalarla DYS uygulaması entegrasyona açık olmalıdır. Web servisi kullanımı desteklenmelidir.

Seçiminizi fiyata göre yaparsanız, çok büyük bir hata yaparsınız. Birkaç milyon TL, enerji dağıtım firmaları için büyük yatırım olmayabilir. Ancak bu projenin gerçekleşmesi için harcanan iş gücünün telafisi söz konusu değildir. Proje başarısız olduğunda kullanıcıların direnci yüzünden ikinci bir şansınız olmayaktır.

Firmaların gücü ve kurumsallığı, referanslarından alacağınız bilgiler kadardır. Referans ziyaretlerine gereken önemi vermezseniz, yanlış seçim yapma ihtimaliniz oldukça yüksek olur.

Servis büro hizmetinde taranan dokümanları aylık olarak denetlemelisiniz. İş bittikten sonra yapılan kalite kontrol hiçbir işe yaramaz.

Size önerildiği gibi önce DYS uygulaması alımı yapmış iseniz, bu kontrolleri DYS üzerinden kolaylıkla yapabilirisiniz. Yığın arşiv taraması ile günlük taramayı aynı anda başlayacak şekilde planlayın. Aksi taktirde eliniz de yine taranması gereken bir yığın belge oluşur.

Elektronik Arşivin Faydaları

Abone sözleşmelerine saniyeler mertebesinde ulaşım imkanı,
Belgelerin DYS uygulamasında bulunan iş akışı üzerinde onay noktaları arasında elektronik olarak dolaşmasıyla yakalanan verimlilik ve müşteri memnuniyeti artışı,
Diasester Recovery planı dahilinde arşivin bir kopyasının kolaylıkla başka bir yerde oluşturulması,
Fiziksel arşive girişin azalmasıyla belge güvenliğinin arttırılması,
Arşiv işletme giderlerinden elde edilen kazancın başka alanlarda kullanılması,
Arşiv yedeğinin alınmasının kolaylaşması ve ucuzlaması,
Kopyalama ve kurye masraflarının azalması,
Arşiv alanın küçülmesi, arta kalan alanın kurumsal faaliyetlerde kullanılması,
Personel hatalarının azaltılarak, bilginin doğruluğunun arttırılması,
Elektronik ortamda belge güvenliğinin arttırılması.

Aslında değerlendirme göründüğü kadar karmaşık değildir. Yukarıda belirtilen noktalara dikkat edilerek yapılacak hazırlık için yeterince zaman ayırmak ve fiyat odaklı haraket etmemek sizi başarıya götürecektir.

İÇ SPOT
“Enerji dağıtım şirketleri 10 milyonlarca sayfayı bulan arşivleri ve dağıtık yapıdaki yüzlerce kullanıcıları ile Türkiye’deki birçok firmadan daha büyük arşive sahipler. Bu nedenle, doküman arşiv ve yönetim uygulaması seçiminde çok dikkatli olmalılar. Ev ödevlerini iyi yapıp, firmaları ve çözümlerini çok iyi araştırmalılar.”