03
Eki

IT NETWORK- Elektronik Arşiv

Gürcan Yücel Yazılım Direktörü GGSoft
IT NETWORK Dergisi – 15.08.2011 Sayı 44 , GGSoft Haberi

Gürcan Yücel “Farkınız iş yapış şeklinizdir…”

Türk yazılım mühendisleri tarafından tasarlanıp geliştirilen PaperWork, 1998 yılından bugüne müşterilerine elektronik arşivleme alanında hizmetlerini sürdürüyor. Günümüzde faaliyet gösteren birçok firmanın sorunlar yaşamaya devam ettiği doküman arşiv ve yönetim konularında müşterilerine çözümler sunan GGSoft, dergimizin bu sayısındaki dosya konumuzun konuğu oldu. Elektronik Arşivleme Sistemleri dosya konumuz kapsamında sorularımızı cevaplandıran GGSoft Yazılım Direktörü Gürcan Yücel, GGSoft faaliyetleri, müşteri odaklı çözümleri hakkında bilgiler verdi… 

Elektronik arşivlemenin şirketlere kısa vadede getirisi nelerdir?

Arşiv sistemleri ve iş süreç sistemleri farklı farklı faydalar sağlıyor. Temelde tek cümle ile ifade etmek gerekirse arşiv sistemleri kurumsal hafızanın oluşmasını sağlıyorlar. Çalışandan ve o anki işten bağımsız olarak kurumun bütün bilgisinin derli toplu olarak kullanılabilir bir yerde saklanmasını sağlıyor. Bunun yanında müşterilerle yapılan çalışmalarda müşteri belgeleri, satın alma sürecindeki satın alma belgeleri gibi dokümanlarda sisteme kazandırılıyor. Kurum daha sonra bu belgeler üzerinden işlem yapabiliyor. Kurumlara getirdiği ilk avantaj, kurumsal hafızayı sağlayarak yapılan bütün ticari işlerde oluşan her türlü evrakın sistemde aranılıp bulunabilmesini sağlamasıdır. Dolayısıyla iş süreçlerinde yapı biraz değişmeye başlıyor. İş süreçlerinin uyarlanmasının temelde iki sebebi var. Birincisi reorganizasyon yaparak süreçlerin optimizasyonunu sağlamak. Daha önce kâğıt üzerinde veya sözlü olarak yürütülen her şeyin ‘elektronik ortama geçerken tekrar doğrusu nedir nerelerde optimizasyonunun yapılması gerekir?’ diye planının çıkması gerekiyor. Uyarlamadan sonra da hangi adımda işin tıkandığı, hangi çalışan veya çalışan grubunun aktif iş yapabildiği ölçümlenebiliyor. Bu ölçümlerle tıkanan nokta neresi ise orayı tespit edip ona göre kaynak arttırmak gerekiyor ya da reorganizasyon yapmak gerekiyor.

TÜRKİYE’DE FARKLI KRİTERLER VAR!

Dünya rakamlarına göre bir iş akışı uyarlaması bittikten sonra bir sene içinde sekiz kere değişikliğe uğrar. Bunun sebebi ise siz o işin nasıl yapıldığını görmeye çalışmanız ve zaman içinde doğrusu budur diye değişiklikler yapmaya başlamanızdır. Hem organizasyonda hem de uygulamada. Türkiye’de öyle olmuyor ne yazık ki. Çünkü Türkiye’de çeşitli kriterler bulunuyor. Bir, kurumlar yeni müşteriyi zaten çok zor buluyor. Bu tarz sistemleri kullanmadığınızdan dolayı hizmet kaliteniz düşüyor ve müşteriyi kaybetme riski doğuyor. İki, şirketler içinde gündem çok süratli değişebiliyor. Firmanın bugün çok rahat satabildiği ürün bundan üç ay sonra herkes tarafından ve çok ucuza satılmaya başlanabiliyor. O yüzden rekabet etmeniz gerekiyor. Değişen tek şey, iş yapış şekliniz… İş yapış şekliniz de hiçbir zaman kopyalanamıyor. Ne kadar doğru bir söz olduğunu bir kez daha anlıyoruz. Siz kendi içinizde bir iş yapış şekli oluşturduktan, kurum kültürünüzü oturttuktan ve bunu uygun uygulamalarla takip etmeye başladıktan sonra müşterinize verdiğiniz hizmetin kalitesi artmaya başlıyor. Dolayısıyla kalite artmaya başladığı zaman müşteri getirisi de artmaya başlıyor. Aynı zamanda içerdeki maliyetleriniz de düşmeye başlıyor. Nihai olarak da daha az bir ekiple daha çok müşterinize hizmet vermeye başlıyorsunuz. Getirileri bu şekilde özetlemek mümkündür. 

Elektronik arşivlemenin iş akışına olan etkileri nelerdir?

İş akışının olduğu her yerde bir doküman olması gerekmemektedir. Dünya üzerinde sayılan birkaç tane iş akış konsepti mevcut. Sadece ara yüzlerde bilgilerin girilebildiği iş akışları, arka planda entegrasyonlar için çalışan iş akışları, bilgi girişi yanı sıra dokümanların da takip edildiği iş akışları veya bunların karışımı. Aslında bunların hepsinin organizasyonu birbirlerinden çok farklı oluyor.

HEDEF EN İYİ ÜRÜNÜ ÜRETMEK…

Biz yeni ürünümüzde bu üçünün de uygun bir şekilde uyarlanabilmesini düşünüyoruz. Hedefimiz enterprise boyutta bir ürünün kopyasını yapmak değil. Türkiye şartlarına uygun olan gerektiği zaman fiyat, maliyet ve özellik avantajlarını kullanarak yurt dışında da konumlandırabileceğimiz bir ürün üretmeye çalışıyoruz. Yoksa bu tür ürünler 1980 yılından beri geliştiriliyor. Dokümanlarla iş akışlarının kesiştiği nokta da Document Centring Flow’lardır. Türkiye’de özellikle sorulan bir soru da ‘tam metin aramanız var mıdır?’ sorusudur. Bu bizim için çok korkutucu bir soru. Çünkü tam metin arama “ben arşive ne attığımı bilmiyorum, aradığımı içerik üzerinden bulmaya çalışıyorum” anlamı taşımaktadır. Aslında bir belge arşivlenirken tüm üstverisi (indeks alanları) belirlenerek arşivlenmeli ve buna göre aranabilir olmalıdır.

İŞİNİZE GÖRE ÇEKİÇ KULLANIN…

GartnerGroup’un raporlarına göre dünyadaki genel eğilim hem ara yüzlerden verilerin girildiği ve rollere göre onun çeşitli adımlardan geçtiği iş akışlarını kullanmak hem de Document Centric adı verilen ECM fonksiyonelitesi de bulunan iş akış uygulamaları kullanmaktır. Her iki ürünün de kullanılması gereken yerler farklıdır. Türkiye’de bunu yapan kimse yok. Çünkü firmalar buna para harcamıyorlar. Herkes şunu istiyor, ben bir tane ürün alırım, bütün iş akışlarımda kullanırım. Dikkat edilmesi gereken konu, bu ürünlerin insan hayatını çok kolaylaştırdığı ve kurumlara çok fazla tasarruf sağladığıdır. Yirmilik çiviyi ufak bir çekiçle çakamazsınız. Mutlaka çiviye göre çekiç kullanmanız gerekir. Yani yaptığınız işe göre ürün kullanmanız lazım. Türkiye’de bunu yavaş yavaş öğrenecektir diye düşünüyorum. Biz bu konuda çok kapı aşındırıyoruz ve bunu yaparken de müşteri adaylarımızı eğitiyoruz. Özellikle son beş seneden beri bizim Türkiye’deki asli işimiz ilk önce sektöre hizmet etmek, pazarı eğitmek, pazarda bilinci uyandırmaktır. Bunun için sürekli olarak seminerler ve yerinde canlı demolar yapıyoruz. Sektör bir müddet sonra bu kültürü oluşturmaya başlayıp, ben içerde bunu nerede ve nasıl kullanabilirimi yorumlamaya başladığı zaman da sektörümüz büyümeye başlıyor demektir. 

Elektronik arşivleme oluşturulmasında temel ihtiyaçlar nelerdir?

Temel ihtiyaç aradığını bulamamaktan kaynaklanıyor. Benim buna çok güzel bir örneğim var. Biz bir müşteriyi bir yıl boyunca ziyaret ettik. Müşteri bir şeylere ihtiyacının olduğunu biliyor fakat ne parasına kıyabiliyor ne de karar verebiliyor. Bir gün kira kontratlarından bir tanesini kaybettikleri için mahkemede davayı kaybediyorlar ve elli bin dolar gibi bir rakam ceza ödemek zorunda kalıyorlar. Bu olayın ertesi günü bize ürün siparişi verdiler. Bunu yaşayan müşteri çok çabuk karar verebiliyor. İnsanların kafasında her zaman yer alan bu bana ne kazandıracak mantığının ötesinde firmalara tasarruf sağlayacak olması gerektiğinin firmalarımızın farkına varması gerekiyor. Bu projelerin uyarlamasını yapan firmaların şunu bilmeleri gerekiyor, bu ürün gidip onların kasasına para koymayacak, ekstra para hiçbir zaman para kazanmayacaklar. Bu sisteme paranızı yatıracaksınız ve uzun bir süre getirisinin ne olduğunu görmeyeceksiniz. Bu tarz olaylar yaşandıkça bu sistemin var oluş sebebini insanlar görüp onaylamaya başlayacaklardır. 

Elektronik arşivleme sistemindeki işlem süreciniz nedir? Nasıl başlar? Nasıl ilerler?

Müşteri böyle bir süreç kurmak istiyorsa iki türlü başlayabiliyor. Biz müşteriyle kontak kurduğumuzu farz edelim. Müşteriye ürünün canlı demoları yapılıyor. Bu canlı demolar esnasında eğer mümkünse, daha önceden o sektörden birilerine satış yapmışsak veya orada küçükte olsa bir analiz yapmamıza izin veriliyorsa, biz orada işin neler olabileceği, ne tür belgeler olabileceği, olası iş akışlarının neler olabileceğine dair canlı bir demo hazırlıyoruz. Firmalar kendi yaptıkları işi orada görmeye başladıkları zaman çok daha çabuk adapte olup, çok daha çabuk karar verebiliyorlar. Canlı demodan sonra satın alma süreci başlıyor. Biz normalde ürünümüzde iki günlük danışmanlığı da ücretsiz olarak veriyoruz. Bu danışmanlıkta ara yüzlerimiz uyarlanabilir şekilde danışman arkadaşlarımız gidiyor, içeride hangi tip belgeler arşivlenecek veya nasıl bir iş akışı var, bu iş akışı sırasında hangi rollerin olduğu ile ilgili analizini çıkarıyorlar. İlgili dokümanları hazırlayıp kurumun onayı ile birlikte uyarlama süreci başlıyor. Uyarlama süremiz genelde çok kısadır. Eğer müşteri bize kesintisiz zaman ayırabiliyorsa bütün çalışmalarımız bir hafta içinde biter. Bu aşamadan sonra müşterinin yanında olma sürecimiz devreye giriyor. Genelde yaşadığımız ilk üç-beş ayda hiçbir talep gelmez. Ondan sonra yağmur gibi talepler gelmeye başlar. İlk talepler biraz risklidir. Kullanıcı asli yaptığı işi o ekranlarda görmeye çalışır. Örneğin excel’de yaptığı hesaplamaları indeks verilerinde de yapmaya çalışır. Bunu anlatmak zaman zaman çok zor olabiliyor. Indeks alanlarının amacı aramaların yapılıp belgelere erişimi kolaylaştırmaktır. Bu eğitim sürecinden sonra da ayakları yere basan talepler gelmeye başlar. Bizim bir yıllık ürünümüzde versiyon planımız her zaman vardır. Ne zaman ve hangi özellikler ile çıkacağı bellidir. Yeni müşterimiz olsun olmasın o ekip planına uygun olarak çalışır, tarihi gelince o versiyonu çıkarır ve tüm müşterilere gönderir.

Yazılım Geliştirme süreci sadece teknolojik olarak kullanımın dışında firmaların Ar-Ge ve üretim süreçlerine sağladığı katkılar tartışılmaz. Sizin bu konuda söylemek istedikleriniz ve GGSoft olarak çalışmalarınızdan bahseder misiniz?

Bu sektörün duayenlerinden bir arkadaşımız “yabancı bizden akıllı mı?” derdi. Bu söze destek olarak ben diyorum ki “yabancı bizden akıllı”. Çünkü bundan otuz sene önce bizim şu anda kurmaya çalıştığımız sistemi kurmuş, birçok kez sorun yaşamış ve dünya üzerinde bu işin bir standardı olması gerektiğine karar vermiş, bu konuda alıcılar standartları bilsin ki herkes rahat etsin. Bunları öngörebilmeniz içinde Ar-Ge’nizi çok düzgün yapmanız gerekiyor ve bu konudaki hem dünya hem de Türkiye literatürünü çok iyi takip ediyor olmanız gerekiyor. Türkiye’deki bu işi yapan insanların iş yapış şeklinin ne olduğunu, neden o şekilde olduğunu öğrenmiş olmanız gerekiyor. Her sektörden bazı şeyleri çok iyi öğrenmeniz gerekiyor ki bunları birleştirip bir ürün haline getirebilesiniz. Ar-Ge çalışması sadece teknoloji ile yapılmaz.

EN GÜNCEL TEKNOLOJİ KULLANILIYOR…

Önemli olan müşterinin ihtiyaçlarını ağzından kerpeten ile çekip alabilmektir. Müşteri adayları kendisine çok zor gelen şeyleri anlatır ama kendisine çok basit gelen şeyleri size anlatmaz. Sizin bunu zaman içinde ağzından kerpetenle çekip almanız gerekiyor. Bu bizim gibi yazılım firmasının en değerli kaynağıdır. Bunun üzerine yazılım geliştirme başlar. Ben on bir senedir sadece bu işi yapıyorum. On bir senenin getirdiği müşteri bilgisi ve birikimi ile beraber biz PaperWork ün yeni sürümü olan Argus projesine Aralık ayında başlıyoruz. Argus temelde entegrasyon kabiliyetleri çok yüksek, uyarlama kabiliyetleri çok esnek, çözüm ortaklarımızın da ihtiyaca yönelik geliştirme yapabilecekleri bir ürün olacak. Biz firma olarak Ar-Ge yatırımını sadece teknolojik bir yatırımdan ziyade know- how yatırım olarak da görüyoruz. Firma olarak ikisini aynı paralelde götürmeye çalışıyoruz. Her zaman güncel teknolojileri kullandık ve kullanmaya devam edeceğiz. Çünkü bizim gibi yerli firmaların başka bir şansı yok. Müşterinin karşısına gittiğimiz zaman eski bir teknoloji ile gitme lüksümüz yok. Zaman içinde dikey ürünleri müşterinizin karşısına çıkarmanız gerekiyor ve olabildiğince fazla miktarda ihtiyaçları çözmemiz gerekiyor. Dipsiz bir kuyu ve bizde ürün yelpazesinde olması gereken her bileşeni sağlamaya çalışıyoruz. 

Sektörünüzü değerlendirir misiniz? 

Sektörümüz çok süratli bir şekilde büyüyor. 2001 krizinde çok fazla batan firma oldu. Kalanlar da ‘Acaba nerden tasarruf yapabilirim?’ diye dolaştı. O dolaşma esnasında bir ivmelenme gördük. Ben yakınlarda böyle bir ivmelenmenin başlayacağını düşünüyorum. İvmelenmenin önümüzdeki üç sene içinde çok ciddi bir şekilde artarak devam edeceğine inanıyorum.