03
Eki

PaperWork enerji şirketlerinde verimliliği ve kazancı artırıyor

GGSoft Satış Direktörü Tolga Eşiz, hem süreç hem de doküman yönetimine imkan sağlayan PaperWork© ürün ailesinin, değişen koşullara göre iş süreçlerini hızlıca değiştirme, müşteri hizmet kalitesini artırma ve yüksek performans sağladığını söylüyor.

Kurulduğu 1998 yılında itibaren, sadece doküman arşiv ve yönetim konusuna odaklanan GGSoft, Türk yazılım mühendisleri tarafından tasarlanan ve geliştirilen PaperWork© ürün ailesi ile şirketleri doküman yönetimi ve arşiv sistemi yükünden kurtarıyor. PaperWork® sahip olduğu gelişmiş yazılım teknolojisinin getirdiği düşük işletim maliyet avantajı sayesinde, arşiv ve doküman yönetim çözümümüzün, her ölçekteki firmalar tarafından uygulanabilir olmasını sağlıyor. GGSoft Satış Direktörü Tolga Eşiz, PaperWork© ürün ailesi ile enerji şirketlerine sundukları avantajları anlattı.

TEK BİR ÇÖZÜM İLE SÜREÇ VE DOKÜMAN YÖNETİMİ

GGSOFT’un en önemli uygulamalarından biri olan PaperWork hakkında bilgi verir misiniz?

PaperWork, iş akışlarınızı ve dokümanlarınızı arşivleyip yönettiğiniz bir uygulamadır. Tek bir çözüm ile hem süreçlerinizi hem de dokümanlarınızı yönetebilirsiniz. PaperWork© ürün ailesi tamamıyla Türk yazılım mühendisleri tarafından tasarlanmış ve geliştirilmiştir. 2000 yılından beri pazarda olan tescilli paket ürünümüz, geçen zaman içerisinde yüksek kalite standartları ile kendisini ispatlamıştır. Doküman yönetim ve arşiv sistemleri, çeşitli formatlardaki elektronik dokümanların arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlar. Yönetilen dokümanlar, MS Office dokümanları, text dokümanları, çizimler, ses ve video dokümanları gibi formatlarda olabilir. Yaratılan bu dokümanlar, PaperWork© ile arşivlenir, yetkisiz kişilerin erişiminden korunur, revizyon takibi yapılır ve arandığında kolaylıkla bulunması sağlanır. Doküman ve elektronik formlar, süreçleriniz içerisinde önceden tanımlanmış akışlara göre, PaperWork WorkFlow sunucusu ile şirket içerisinde onay adımlarından geçerek dolaşabilir. İş akışlarınız yönetilir ve raporlanır. PaperWork© sahip olduğu gelişmiş yazılım teknolojisinin getirdiği düşük işletim maliyet avantajı sayesinde, arşiv ve doküman yönetim çözümünün, her ölçekteki firmalar tarafından uygulanabilir olmasını sağlamıştır.

PaperWork ürün ailesi enerji firmalarına ne tür avantajlar sağlıyor?

PaperWork gelişmiş entegrasyon yapısı ile enerji firmalarının kullandığı SAP, Oracle vb. gibi her türlü uygulama ile rahatlıkla entegre olarak çalışmaktadır. İşin doğası gereği enerji firmaları süreçlerinde çok fazla doküman kullanmaktadır. PaperWork, belgelerin yaşam döngülerini ve üzerinde yapılan işlemleri takip etmektedir. Aynı zamanda gelişmiş güvenlik altyapısı ile belgelere sadece yetkili kullanıcıların ulaşması sağlanmaktadır. Özellikle abone dosyalarının elektronik ortama aktarıldıktan sonra yetkilere göre kullanıcılarla paylaşılması ve enerji firmalarının kullandığı uygulamaların içerisinden doğrudan belgelere ulaşım oldukça önemli olmaktadır. İş süreçlerinin de PaperWork üzerinde tasarlanmasıyla müşteri şikayetleri, enerji açma kapama işlemleri gibi her türlü süreç, belge arşivi ile birlikte yönetilebilmektedir. PaperWork iş akışı uygulaması, esnek süreç tasarım aracı ile enerji şirketlerinin EPDK veya rekabetten dolayı değişen koşullara göre sahada iş süreçlerini hızlıca değiştirmelerine olanak sağlamaktadır.

Müşterilerin dilekçe vermeleri ile başlayan gelen evrak, enerji açma kesme talepleri, enerji müsaadesi talepleri, borç sorgulama bilgileri, kaçak ihbar, kısmi ödemeler, kaçak itiraz, mükerrer ödemeler, ölçü devresi tadilat talepleri, sayaç değişim ve kontrol talepleri, serbest tüketici belgesi, sözleşme iptalleri, tek hat şema talepleri, yanlış tesisata yapılan ödemeler gibi tüm süreçleri PaperWork İş Akış modülü üzerinde yürütülmektedir. Süreçlerde oluşan belgeler ve bilgiler de PaperWork Doküman Yönetim Sistemi aracılığıyla tüm il müdürlükleri ve ilçelerden de yetkiler dahilinde kolayca görüntülenebilirken, raporlaması, üst seviye güvenlik özellikleri, istenildiği anda dokümanlara en hızlı şekilde ulaşılabilmesi, Active Directory entegrasyonu gibi özellikleri açısından kullanıcılara büyük kolaylıklar sağlanmaktadır. Belgeler iş akışı üzerinde elektronik ortamda onay işlemlerinden çok hızlı geçtiği için, fiziksel belgelerin ulaşımında kaybedilen uzun zamanlar tamamen ortadan kalkar. Tüm süreçler ölçülebilir hale gelir. Elektronik imza entegrasyonu ile de EPDK ile yapılan tüm yazışmalar sitem üzerinde takip edilmektedir.

Gündeminizde özellikle de enerji sektörüne yönelik sunmayı düşündüğünüz yeni ürünler ve çözümler var mı?

Yeni geliştirdiğimiz e-faturaların arşivlenmesi çözümü ile gelen elektronik faturalar PaperWork tarafından otomatik olarak arşivlenmektedir. Fatura üzerindeki bilgiler veri girişi yapılmadan sistem tarafından alınarak indekslenmektedir. Aynı zamanda kullanıcılar fatura üzerindeki bilgilerden arama yaparak ilgili kayıtlara hızlıca ulaşabilmektedir.  Aynı zamanda gelen e-faturalar istenirse otomatik olarak PaperWork üzerinde onay-iş akışına sokulabilir. Bu da faturaların işlenme ve ERP sistemine giriş sürecini önemli ölçüde kısaltmaktadır.

YANLIŞ UYGULAMA SEÇİMİ VERİMLİLİĞİ DÜŞÜRÜR

Doküman arşiv yönetiminin enerji şirketleri için önemi nedir? Bu anlamda hizmet almak isteyen firmalara tavsiyeleriniz neler?

Kullanılacak olan sistem hem iş akışını hem de doküman yönetimini kapsamalıdır. Arşiv için ve iş akışı için ayrı ayrı sistemler alınması işletim için doğru değildir. Hizmet alınan firmanın geçmişi çok önemlidir. Her türlü uygulamayı yazan firmalardan ve farklı alanlarda faaliyet gösteren firmalardan uzak durulması gerekmektedir. Enerji firmalarında yatırım kalemleri çok yüksek olduğu için iş akışı ve doküman yönetimi yatırımları maliyet olarak çok düşük kaldığı için firma tarafından çok önemsenmemektedir. Bu da yanlış çözüm seçimlerine neden olmaktadır. Yanlış uygulama seçiminin size kaybettireceği en büyük maliyet çalışanların verimliliklerindeki düşüş olacaktır. Ucuz ürünlerin maliyeti çok daha fazla olacaktır. Hizmet alınan firma için referans kontrolü mutlaka yapılmalıdır. Süreç analizi için uygulamayı almadan önce mutlaka bütçe ayırıp ön analiz yaptırılması gereklidir.

PAPERWORK©’ÜN SAĞLADIĞI KAZANÇLAR

İş akışı ile tüm süreçleriniz elektronik ortamda takip edilir. İşlemlerin raporlanması, kimin ne kadar iş yaptığını anında tespit etmenizi sağlar.

Gelen iş yükü çalışanlar arasında iş yükü durumuna göre dağıtılır. Böylece sistem otomatik olarak gelen işleri aynı işi yapanlar arasında eşit olarak dağıtır.

Belgelere ve bilgiye hızlı ve kolay erişim sağlar.

Her türlü uygulama ile entegrasyon sağlar.

Yanlış dosyalamaların azalmasını sağlar.

Arşivleme sistemi ile tasarruf (yer, dosya, klasör, kağıt, mürekkep, iş gücü) sağlar.

Dokümanların eskime ve yıpranmasının engellenmesini sağlar.

Aynı dokümanın çoklu kullanımı ortadan kalkar.

İşler arasında koordinasyonun düzenlenmesini sağlar.

Bilginin kontrolünü sağlar.

Bilginin güvenliğini sağlar.

Verimlilik artışı getirir.

Müşteri hizmetlerinde, hizmet kalitesinin artmasını sağlar.

Kurumsal altyapının geliştirilmesini sağlar.

İş akışlarınızın daha iyi kontrol edilmesini sağlar.

Bilgi yönetim ve paylaşım maliyetlerinin azalmasını sağlar.

Daha başarılı proje yönetimi sağlar.

Türkiye koşullarına en uygun ürün ve hizmeti sağlar.

Gelecekte oluşacak ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek, esnek yapıya sahiptir.