04
Eki

Süreçlerin Dijital Ortama Aktarılması Sırasında Yapılan Hatalar

Fevzi ÖZtürk
GGSoft Operasyon Direktörü

HATA #1 : TANIMSIZ HEDEFLER

Süreçlerin dijital ortama aktarılması olayına başlamadan önce, kendinize sorun: “Süreçleri otomatikleştirmenin amacı nedir?” Manuel işlerin sayısını azaltarak maliyetleri düşürmeye mi çalışıyorsunuz? İşlemleri daha hızlı mı yapmak istiyorsunuz? Belki süreçlerinizi daha tahmin edilebilir hale getirmek ve böylece daha az riskli hale getirmek istiyorsunuz.

Hedefler önceden tanımlanmazsa, yalnızca paranızı boşa harcanmakla kalmazsınız. İş kaybı ve kâr kaybı da yaşarsınız.

HATA # 2: DOKÜMANTE EDİLMEYEN İŞLEMLERİ OTOMATİKLEŞTİRME

Süreçler otomatikleşmeden önce incelenmeli ve dokümante edilmelidir. Bir organizasyonun şu anda uyguladığı süreci ortaya çıkarmak için, çalışanlarla mülakatlar yapmak gerekir .Sorunda burada başlar Birçok ofis çalışanı işlerini nasıl yaptığını bilir, ama onları tam olarak düzgün tarif edemez. Bir iş sürecini dokümante etmek ve gerçekleştirmek, o işi yapmaktan farklı bilgi ve beceriler gerektiren tamamen farklı şeylerdir.Bir süreci görevlere ve aşamalara bölmeden otomatikleştirirseniz, ne olur? Büyük olasılıkla, şirkete hiçbir fayda sağlamayan karmaşık bir iş akışı oluşturursunuz.

Sonuç: Süreci oluşturan görev ve aşamaları bulmaya, girdi ve çıktıları tanımlamaya yardımcı olacak uzmanlığı bulmanız gerekir. Süreçlerin düzenlenmesi ve tutarsız sonuçlardan kaçınmaya yardımcı olması nedeniyle, süreçlerin dokümantasyonu daima otomasyondan önce gelmelidir.

HATA # 3: VERİMSİZ SÜREÇLERİ OTOMATİKLEŞTİRME

Verimsiz süreçleri otomatikleştirmek, verimsiz süreçlerin daha hızlı çalışacağı anlamına gelmez. Süreçlerinizi önceden tanımlı ve çalışır hale getirmediğiniz sürece otomasyonun avantajlarını tam olarak anlayamazsınız.
Süreç optimizasyonu, darboğazları tanımlamaya ve ortadan kaldırmaya ve gerçekleştirilen işlemleri artırmaya yardımcı olacaktır. Böylece, verimliliği en üst düzeye çıkarabilir, maliyetleri düşürebilir ve süreçlere değer katabilirsiniz.

Sonuç: Süreçleri test etmek, doğrulamak ve iyileştirmek için standartları ve prosedürleri oluşturmaya dikkate edin. Bu standartlara dayanarak, farklı işlem metriklerini (kararlılık, hız, esneklik vb.) değerlendirebilir ve süreç hatalarını ve iyileştirme yollarını bulabilirsiniz

Hata # 4: İnsan faktörünü Unutmak

Otomasyon, daha akıllı, daha hızlı ve daha verimli çalışmak demektir, ancak aynı zamanda da farklı çalışmak demektir. Ve insanlar değişiklikleri isteyerek kabul etmezler. Aksine, birçok çalışan teknolojik gelişmelere direnir çünkü önemlerini yitireceklerinden korkarlar.
Bu nedenle, çalışanların otomasyon sürecine katılımları düşük olabilir, bu da otomasyonun genel başarı oranını düşürebilir.

Sonuç: Bu tür bir durumu önlemek için, kullanıcıların ortaya koyduğu endişeleri netleştirmek ve korkuları ortadan kaldırmak gerekir. Çalışanlarınıza değişikliği kabul etmesi için sebepler verecek programlar da geliştirebilirsiniz. İnsanları yeni bir şekilde çalışmaya motive ederek, otomasyonun sonucunu büyük ölçüde artırabilirsiniz.

Hata # 5: Yanlış çözümü seçme

Eğer neyi ve nasıl otomatikleştirmek gerektiği ile ilgili net bir fikriniz yoksa, yanlış bir araç satın alma olasılığınız yüksektir. Amaca uygun olmayan yazılımları kullanmak düşük ROI, esneklik eksikliği ve düşük etkinlik gibi pek çok istenmeyen sonuçlara yol açabilir.
Bir aracı seçmeden önce, otomasyon kapsamını düşünmeli, gerçek gereksinimlerinizi belirlemeli ve yazılım gereksinimlerini önceliklendirmelisiniz. Ayrıca, süreç otomasyonu, bir defa yaptığınızda bir daha hiç değişmeyecek bir şey değildir. Süreçlerde ve sistemlerde değişiklik olacak ve bu değişiklikleri gerçekleştirecek kadar esnek bir araca ihtiyacınız olacak.

Sonuç: Süreç otomasyonu için BPMS (iş süreçleri yönetimi yazılımı) kadar iyi bir araç yoktur. İş süreçlerinizi modelleyebilir ve bunları otomatikleştirebilirsiniz- bunun için herhangi bir kodlama gerekmez. BPMS ile ilgili bir diğer önemli özellik olağanüstü esnekliktir. BPMS ile otomatikleştirilmiş süreçler kodlanmış değildir ve bunları müşteri talepleri ve piyasa koşullarıyla birlikte geliştirebilirsiniz. Ayrıca, iyi bir BPMS yazılımı manuel işlemleri otomatik hale getirmekle kalmayıp onları daha verimli, yönetilebilir ve şeffaf hale getirir. Bir BPMS aracı seçerek, otomatik süreçlerinizi bir sonraki seviyeye taşıyacak ve performansları üzerinde tam kontrol sahibi olacaksınız.