08
Kas

DOKÜMAN YÖNETİMİ SİSTEMİ SEÇİMİNDE 5 KRİTER

Fevzi Öztürk
GGSoft Operasyon Direktörü

Dokümanlar ve yapısal olmayan içerikler her şirketin sahip olduğu en önemli değerlerdir. Bir şirketin ana iş süreçlerinin, karar mekanizmalarının ve müşterileri ile iletişimlerinin temelinde bu belge ve bilgiler yer alır. Şirketler için çok yüksek hacimlerdeki bu belge ve bilgileri, yasal düzenlemelere de uyumlu olarak yönetmek hala çözülmesi gereken en büyük sorunlardan biridir.

Kurumsal Doküman Yönetimi Sistemi kullanmayan bir şirket kendini, içerikler ve dokümanlar hakkında tüm bilgiye sahip olan çalışanların insafına kalmış durumda bulacaktır. Kurumsal Doküman Yönetimi Sistemi kullanan şirketler için ise ilgili içeriği bulmak, erişmek ve içerikte değişiklik yapmak, basit bir arama işlemi yapmak kadar kolaydır. Kurumsal Doküman Yönetimi sistemleri içeriği merkezi olarak tek bir yerde saklanmasını ve yönetilmesini sağlar. Bu özellik sayesinde bir içerik değiştirildiği anda kullanıldığı tüm yerlerde otomatik olarak güncellenir. İçeriğe erişen tüm kullanıcılar her zaman içeriğin en güncel haline ulaşabilirler.

Forrester Consulting tarafından yakın zamanda gerçekleştirilen bir araştırmaya göre kurumsal içeriği şirket dışı paydaşlar ile paylaşmak artık bir standart haline gelmiştir. Fakat bu durum yasal düzenleme ve mevzuat uyumluluğu ile kurumsal veri ve içeriğin güvenliğinin sağlanması konularını ön plana çıkartmaktadır. Kurumsal Doküman Yönetimi sistemlerinin ortaya çıkışından bu yana uzun yıllar geçmiş olmasına rağmen şirketler hala en basit kurumsal içeriklerin bile yönetimi konusunda baskı ve endişe yaşamaktadır. Aynı araştırma kurumsal doküman yönetimi alanında iki önemli konuya işaret etmektedir: “kurumsal içeriklere kurum paydaşlarına güvenli erişim olanağı sağlamak” ve “sürekli artan ve değişen yasal zorunluluklara uyum sağlamak.”

Daha önce kâğıt dokümanlar, ortak klasörlerde yer alan elektronik dokümanlar ya da elektronik postalar ile yürütülen süreçlerin üzerinde kontrolü sağlamak şirketlerin süreçlerindeki verimliliğe doping etkisi yapmaktadır. Bu durum şirketlerin müşterileri, tedarikçileri ve iş ortakları ile kurumsal içeriklerin paylaşımında Kurumsal Doküman Yönetimi sistemlerinin kullanımını teşvik etmektedir.

Günümüzde her çalışan aynı zamanda bir içerik üreticisidir. Üretilen bu kurumsal içeriklerin tüm birimlerde ve iletişim kanallarında tutarlı bir şekilde yönetilmesi daha da zorlaşmıştır. Ancak bu, özellikle bir kurumsal içeriğin pek çok anlama gelebildiği ve kullanıldığı yere bağlı olarak farklı anlaşıldığı ve ele alındığı dikkate alındığında, her şirketin üstesinden gelmesi gereken bir zorluktur.

Temel olarak bir doküman yönetimi sistemi şirketlerin sahip oldukları kurumsal içeriği saklamak, yönetmek ve erişimini sağlamak için hazırlanmış yazılımlardan oluşur.

Şirket içindeki sıradan bir kullanıcı için doküman yönetimi sistemi, kolay kullanımlı bir ara yüz ile içeriğe ulaşılan ve içerikler üzerinde çalışılan, fakat arka planda neler olduğu ya da olması gerektiği hakkında bir fikir sahibi olması gerekmeyen bir sistemdir. İçeriklerin geçerlilik süreleri dolduğunda, çalışanların pozisyon ya da departman değiştirdiklerinde ya da şirketten ayrıldıklarında içeriklerin erişim ve yönetimi değişmeyeceğinden, kurumsal doküman yönetimi sisteminin yararları uzun vadede daha iyi anlaşılır hale gelir.

Tüm bu nedenlerden dolayı, kurumsal doküman yönetimi sistemlerine yapılan yatırım, bir şirketin yaptığı en önemli teknoloji yatırımlarından biri olarak görülmelidir.

Sonuç olarak şirketler bu derece önemli bir yatırım için kurumsal doküman yönetimi sistemlerinde hangi özellikleri aramalıdır?

Kurumsal yapısı ve iş yapma biçimleri ile her şirket farklıdır. Bu nedenle her şirket kurumsal doküman yönetimi sistemi yatırımında seçimini kendi beklentileri ve başarı kriterleri doğrultusunda yapmalıdır.

Bu yazımda kurumsal yapı ve iş yapma biçimlerinden bağımsız olarak her şirketin bir kurumsal doküman yönetimi sistemi yatırımı yaparken mutlaka değerlendirmesi gerektiğine inandığım en önemli 5 özelliği sıralamak istiyorum.

1.1      Kolay Kullanım

Bir kurumsal doküman yönetimi sistemi, teknoloji ile içli dışlı olan kullanıcılar kadar sıradan bir şirket çalışanı için de kolay kullanılabilir olmalı. Kullanıcılar doküman yönetimi sistemi ile çalışırken kendilerini rahat hissetmeli ve yeni bir sistemin iş hayatlarına girişine direnç göstermemeli.

1.2     İçerik ve Kullanıcı Yönetimi

İçerik yönetim sistemi farklı profildeki kullanıcıların işlerine yapmak için ihtiyaçları olan fonksiyonları sağlayabilmeli. İçerik oluşturmak, yüklemek, aramak ve erişmek, yeni versiyonlar oluşturmak, içerik raporları oluşturmak ve içerik ile ilişkilendirilmiş üst-veri bilgileri ile çalışmak için gerekli fonksiyonlar doküman yönetimi sistemi tarafından sağlanabilmeli.

1.3     Genişletilebilirlik

Şirketlerin yapması gereken yatırımın büyüklüğü dikkate alındığında, doküman yönetimi sisteminin sadece bugün ve kısa vadede değil, uzun vadede de şirketin büyümesine paralel genişletilebilir ve büyüyebilir olmasına dikkat edilmeli.

1.4     Entegrasyon Kolaylığı

Yapılan araştırmalar kurumsal bir içeriğin en az 5 farklı sistem tarafından kullanıldığını gösteriyor. İçerik yönetim sistemi şirketin mevcut ve gelecekteki IT sistemleri ile entegrasyonu, endüstri standardı entegrasyon yöntemleri ile desteklemeli.

1.5     Güvenlik ve Destek

Kurumsal doküman yönetimi sistemleri ticari değere sahip, yasa ve mevzuatlar ile belirli biçimlerde korunması gereken çok büyük miktarda içeriği barındırır. Bu nedenle doküman yönetimi sisteminin her seviyede gerekli güvenlik önlemlerini içerdiğinden emin olunmalı. Tüm IT sistemlerinde çeşitli nedenlerden kaynaklanabilecek servis kesintisi kaçınılmaz. Bir servis kesintisi anında gerekli desteğe erişilebileceğinden emin olunmalı. Desteğe ihtiyaç olduğu anda bir telefon ile ulaşıp konuşabileceğiniz ve sorunun çözümü için birlikte çalışabileceğiniz bir destek birimi olmalı.

Her bir doküman yönetimi sistemi birbirinden farklı özellikler ve yöntemler içermektedir. Kurumsal doküman yönetimi için tercih edilecek sistem ve üreticisinin, sağladığı tüm fonksiyonlardan öte yukarıda sıralamaya çalıştığım 5 özelliği sunması gerektiğine inanıyorum.