18
Ara

ENERYA PAPERWORK İLE İŞ SÜREÇLERİNDE VERİMLİLİĞİ ARTTIRDI

Energyworld Dergisi – Ekim-Kasım 2017 –

 

Türkiye’nin en yaygın 2. özel doğalgaz dağıtım şirketi olan Enerya, iş akışlarını ve dokümanlarını SAP sistemi ile entegre çalışan PaperWork üzerinde yönetiyor. Enerya, bu sayede hem iş süreçlerinde verimliliği artırıyor hem de müşterilerine daha kaliteli ve kesintisiz hizmet sunuyor.

Enerji sektörünün en önemli aktörlerinden biri olan Enerya, sektöründeki öncü rolünü sürdürmeye ve fark yaratmaya devam ediyor. Türkiye’nin en yaygın 2. özel doğalgaz dağıtım şirketi olan Enerya, 10 ilde 1 milyonu aşkın aboneye hizmet veriyor. Enerya, yenilikçi ve müşteri odaklı hizmet anlayışıyla abonelerine hızlı çözümler sunarken, bilgi teknolojilerine yaptığı yatırımlarıyla da dikkat çekiyor.

“VERİMLİLİK SÜRDÜRÜLEBİLİR PROJELERLE ARTAR”

Enerya IT Direktörü Saruhan Türkmen, yetkin çözümleri doğru kurgulamanın önemini vurgulayarak, “Üç yıl önce başlattığımız SAP süreciyle birlikte, kurumsal süreçleri optimize etmeyi hedefledik. Kapsamlı bir doküman iş akış yönetim projesini hayata geçirdik. Doküman yönetimi iddialı bir projeydi. Ekip olarak bu sürece çok iyi hazırlandık, bütünü kapsayacak bir yapıyı hayata geçirmeye odaklandık” dedi. Türkmen, şöyle devam etti: “Şirketin tüm departmanları tarafından kullanılabilir, bu yönüyle 360 derece kapsamı olan bir yapıyı hayata geçirmek istedik. Bunun için entegrasyon yetkinliğinin çok önemli olduğunu bilerek ilerledik. Sorumlu ekiplerimizin detaylı planlamaları ile çok kapsamlı bir Doküman İş Akış Yönetim Sistemi (DYS) Projesi’ni başlattık. Bu yapıyı daha da büyütme yönünde çalışmalarımız tüm hızıyla devam ediyor.”

“TERCİHİMİZ PAPERWORK OLDU”

DYS Projesi’nden sorumlu olan Enerya Proje Yöneticisi Seda Karalı, SAP projesinin tamamlanmasının ardından iş süreçlerini standart hale getirmenin sadece ERP yazılımı ile mümkün olmadığını fark ettiklerini belirterek, ““ERP’yi destekleyecek ve onunla bütünleşecek programlara yönelik ihtiyacımız bizi belgelerin dijitalleştirilmesi odaklı çalışmalara yöneltti” diye konuştu. Seda Karalı, iş birimlerinin beklentilerine uygun, kurum içinde dağınık yapıları buluşturma ve müşterilere en yetkin hizmeti sunabilme hedefinin çalışmalarına temel oluşturduğunu ifade ederek, şöyle konuştu: “Tüm paydaşlarımızla aramızda yoğun bir evrak trafiğimiz var. Bunun yanı sıra doğalgazın arkasındaki bilgi trafiğini uçtan uca yönetmek zorundayız. EPDK’da sektör şirketlerine bu başlıkta bilgi güvenliği yönetimi zorunluluğunu getirdi. Yani enerji şirketleri olarak bilgilerimizi güvenli ortamda saklamakla yükümlüyüz. Biz, diğer projeleri değerlendirirken bilgi güvenliği yetkinliğini de sorguladık, büyük veri ve bunların sıkıştırma teknolojilerini dikkate aldık. 2016 yılında 6 aylık bir araştırma yaparak 2 yıllık kapsamlı bir yatırım için yol haritamızı belirledik. Tüm bu detaylı analiz sonucunda da GGSOFT ile PaperWork çözümüne karar verdik.”

“YENİLENME KAPASİTESİ YÜKSEK BİR YATIRIM”

Enerya Entegrasyon Yöneticisi Kağan Demir, fayda/maliyet analizi yaparken Enerya’nın vizyonunu ve misyonunu temel aldıklarını hatırlatarak, “Sadece bugünün değil 5 yıl sonrasının da ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir yapıya odaklandı. Enerya altyapısı ile entegrasyonuna önem verdik” diye konuştu. PaperWork ile verimli bir işbirliği yaptıklarını belirten Demir, süreci şöyle anlattı: “Temel kriterlerimizi ışığında yaptığımız eleme sonrası güvenlik, ulaşılabilirlik, ihtiyaç anında bir uzmana erişebilme gibi kriterler bizim için önemliydi. Yapının esnek, görselinin güçlü, raporlamasının çok iyi olması, her an destek alabilme avantajı ışığında güvenlik testlerimizi de yaptık. Tüm bu süreçlerin ardından PaperWork çözümü üzerinden ilerlemeye karar verdik. Bu arada kendi kurumsal ihtiyaçlarımızı da PaperWork’e ilettik. Belli proje başlıkları ve bunların tamamlanma tarihi beklentilerini içeren detaylı bir planı birlikte oluşturduk. Böylece sürekli kendini geliştiren ve yenilenme hızı yüksek bir yatırımı birlikte yürütüyoruz.”

“YATIRIM TÜM BİRİMLER TARAFINDAN BENİMSENDİ”

Söz konusu yatırımın en önemli başlıklarından biri; iş akış süreçlerinin PaperWork üzerinde tasarlanması, fiziksel olarak saklanan belgelerin arşivlenerek ERP ile entegre biçimde anında ulaşılabilir olmasıydı. İş akış süreçlerinin tasarlanması başlığında satın alma birimi ile birlikte tedarikçi değerlendirme ve teklif değerlendirme süreci öncelikli olarak hazırlandı. Projeye iş birimlerini çekme gerekliliğini bilerek atılan adımlar ve bu birimlerin Enerya IT Departmanına desteği, PaperWork yatırımının benimsenme hızını da artırdı. Üç aylık çalışma sonunda Mart 2017 döneminde devreye alınan tedarik değerlendirme ve teklif değerlendirme süreçleri, bu süreçleri bilfiil kullanan Enerya yönetim tarafından da desteklendi.

“PAPERWORK ÇOK YETKİN BİR PLATFORM OLDUĞUNU GÖSTERDİ”

Enerya İş Analisti Mustafa Coşkun, bu yatırımda analizin öneminin altını çizerek, şunları söyledi: “Programı şirketin içine dahil edebilmek için temel süreçlerle ilk adımları attık. Satın alma birimlerinin önceliği olan ve yönetim biriminin öncelikli olarak istediği teklif değerlendirme ve tedarikçi değerlendirme süreçlerine odaklandık. Bu süreçleri satın alma birimi ile detaylı biçimde analiz ederken, PaperWork ile ortak çalışmalar yaptık, yatırım adımlarımızı böyle belirledik. Birbiri ile uyumlu ilerleyen alt projelere imza attık ve bir süreç devam ederken, diğer bir başlıkta analiz süreçlerini hayata geçirerek ilerledik. Tedarikçi değerlendirmede satın alma birimimizin anket formları düzenleyip bunları puanlamalarla kendi içlerinde tuttukları platformu daha da sistemli hale getirdik. Anket yaratma, bunları yanıtlama, bunu kişilere atama ve bunları bir akış üzerinde yürütme gibi başlıklarda GGSOFT ile PaperWork çok yetkin bir platform olduğunu gösterdi.”

HIZ VE VERİMLİLİK YATIRIMDA ESAS OLDU

Enerya’nın dağınık yapısının bütünleştirilmesi, verilerin küçültülmesi, uygulamayı daha da başarılı kılıyor. SAP sistemi içinde yapılan geliştirmeleri PaperWork’e aktarımda atılan adımlar ile birçok kritik unsur kapsama altına alınırken, bu kapsamlı bakış açısı ile her başlıkta önemli tasarruf fırsatları ve daha öngörülebilir bir maliyet yapısı hedefleniyor. Ekonomik, teknik ve kullanıcı dostu yapı başlıklarında yapılan kapsamlı değerlendirmeler ile kullanıcı dostu bir sistem kuruldu. PaperWork’un SAP yetkinliği Enerya’nın tercihinde önemli bir rol oynamakla birlikte yatırımda hız ve verimliliği beraberinde getirdi. 

 

ENERYA REFAHİYE’DE DOĞALGAZ ARZINA BAŞLADI

Enerya, Başbakan Binali Yıldırım’ın katıldığı törenle Erzincan Refahiye’de doğalgaz arzına başladı. Törene katılan Başbakan Binali Yıldırım yaptığı konuşmada, Refahiye’nin doğalgaz ekonomisi ve konforuna kavuştuğunu belirterek, “500 ev ve 20 devlet dairesi ilk etapta doğalgaz kullanmaya başlayacak. Refahiye’nin temiz havası daha da temiz hale geliyor” dedi. Enerya Operasyon Genel Müdür Yardımcısı H. Işık Deniş ise, 2007 yılından itibaren Erzincan’da sürdürülen çalışmaları şehrin ilçelerine de taşıdıklarını belirterek sözlerini şöyle sürdürdü: “2016 yılında Türkiye’de bir ilki gerçekleştirdik. 5 ay gibi kısa sürede CNG Projesi ile Üzümlü’yü doğalgazla buluşturduk. Bugün de 2016 yılı sonunda dağıtım bölgemize dahil edilen Refahiye’yi, doğalgaz konforu ve ekonomisiyle buluşturuyoruz. Tercan ve Çayırlı ilçelerinde de çalışmalarımız hızla devam ediyor. 2017 yılı sonuna kadar Tercan ve Çayırlı da doğal gaz kullanmaya başlayacak. 10 ilde 1 milyonu aşkın aboneye hizmet veren bir şirketiz. Doğal gazın yaygınlaştırılması vizyonuyla sürdürülen çalışmalar kapsamında üstümüze düşen sorumlulukları farkındayız. Bu farkındalıkla çalışmalarımızı sürdürüyoruz. Bir yandan sektörümüzde ilkleri gerçekleştirerek sektörümüzü cesaretlendiriyoruz, bir yandan da Türkiye için değer yaratmaya devam ediyoruz. Tüm çalışmalarımızda bizlere yol gösteren hükümetimize, Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanımız Sayın Berat Albayrak’a, Sayın Müsteşarım Fatih Dönmez’e, EPDK Başkanım Sayın Mustafa Yılmaz’a ve değerli çalışma arkadaşlarına ve Refahiye’nin doğal gazla buluşmasında emeği geçen tüm ekip arkadaşlarıma sizin huzurunuzda teşekkürler ederim. Enerya olarak Türkiye için çalışmaya, üretmeye ve katma değer yaratmaya devam edeceğiz.” Törendeki konuşmaları ardından Başbakan Binali Yıldırım, bakanları, milletvekillerini ve Enerya yetkililerini platforma davet eden Başbakan Yıldırım, butona basarak ilçenin doğalgaz dağıtımını başlattı.