20
Mar

İş Analizi ve Proje Yönetiminde Rol Dağılımı


Canan Ünverdi – Müşteri Hizmetleri Yöneticisi

İş Analizi Nedir?

İş analizi, bir kurumun hedeflerine ulaşması için, yapıyı, kurum kültürünü ve operasyonlarını anlayıp, ihtiyaçların belirlenmesi ve çözüm önerilmesi işidir. Çözümler genelde süreç iyileştirme, organizasyonda değişiklik ve stratejik planlama olarak ortaya çıkar.

İyi Bir İş Analistinin Özellikleri Nelerdir?

İş Analizi yapan kişiye İş Analisti denir. İş Analisti, iş süreçlerini ve kurumun işleyişini anlamak için en önce, sisteme yukarıdan bakabilmelidir. Sistemi ilk başta, bir bütün olarak ele aldıktan sonra, sistematik bir şekilde parçalara ayırmak gerekir. Sistemi parçalara ayırdıkça her seferinde belli bir noktaya odaklanılması ve bu noktanın ayrıntılarıyla çözümlenmesi gerekir. Tek bir süreç üzerinde çalışırken bile, sistemin kalan kısmını akılda tutmak gerekir. Çalışmalar sırasında, insanlar arasındaki etkileşimler faktörü de her zaman hesaba katılmalıdır.

Güvenilir izlenimi bırakan, etik kuralları gözeten bir iş analisti paydaşlar arasında genel kabul görecektir.

Güçlü bir iletişiminin olması, bir iş analistinin başarısını önemli ölçüde artıracaktır. Karşıdakini odaklanmış bir şekilde etkin dinleyebilmek iletişimde en önemli konudur. Etkin dinlemek, gereken yerlerde doğru soruları sormak demektir. İş analistinin konuşmaları ve beden dili, karşı tarafın düşüncelerini önemsediğini gösteren bir iletişim sergilemelidir. Yazılı iletişim de sözlü iletişim kadar önemli; çünkü iş analizinde her şey yazılı yapılmaktadır. Kelimeler çok iyi kullanılabilmeli, konular açık bir şekilde dil bilgisine uygun cümlelerle ifade edilmelidir.

İş analisti, belirli insanları aynı amaçta bir araya getirme yeteneğine sahip olmalı; toplantılarda uzlaştırıcı tavrıyla insanları yönlendirebilmelidir. Liderlik vasfına sahip bir analist, toplantıları ve ajandayı iyi yönetecek ve toplantıların verimli geçmesini sağlayacaktır.

Kurumun çeşitli birimlerinden paydaşlarla çalışacağı için, bir iş analistinin genel olarak temel işletmecilik bilgisi ve analizi yapılan iş ile ilgili sektör bilgisine sahip olması gerekir.

Proje Yönetimi Ve İş Analizi

Proje Yönetimi ile İş Analizi’nin arasındaki en önemli etkileşim alanı, gereksinimlerin tanımlanması, yönetilmesi ve nihayetinde projenin yönetilmesidir.

Projelerde gereksinimlerin toplandığı bilgi alanı kapsam yönetimi olarak bilinir. Ancak gereksinimler, bir proje hayat döngüsü içinde sürekli toplanır.

Özellikle IT Projelerinin başında, kurumsal analiz sırasında, taleplerin analizi sırasında, üretime geçiş sırasında, her zaman talep ya da değişiklik talepleri yapılır; kısacası gereksinimler sürekli gelir ve bilgiler toplanır.

Gereksinimler yeterince etkin bir şekilde toplanamaz, analiz edilmez ise; projenin kapsamı net ve eksiksiz belirlenmez, ve dolayısıyla zaman, maliyet ve kaynak planı yapmak pek de mümkün olamaz. Gereksinimlerin yeterince toplanamaması ve iyi yönetilememesi de projenin başarısını doğrudan etkiler.

Gereksinim Analizi, projelerin Kalite Yönetimini de yakından ilgilendirir. İhtiyaç ve gereksinimlere uygunluk, ‘Kalite’ olarak tarif edildiğinden, projeler zamanında ve planlanan bütçeyle tamamlansa bile, ihtiyaçlar doğru belirlenmediyse proje “başarılı” olarak tanımlanmaz.

Paydaş yönetimi, paydaşların beklentilerini, ihtiyaçlarını ortaya çıkarmak ve yönetmek, bir projede en önemli görevdir. Bu görevin yerine getirilmesinde en büyük sorumluluk, iş analistlerine düşmektedir. Proje Yöneticisi ise, paydaşları projenin kapsamı hakkında bilgilendirir ve ihtiyaçların belirlenmesi aşamasında onları projeye dahil eder. Paydaşların iş analistleriyle birlikte çalışmalarını proje yöneticisi planlar.

İhtiyaç analizinin etkin ve verimli bir şekilde yapılması, kalite kontrol, doğrulama ve geçerleme aktivitelerinin doğru planlanması, projenin sağlıklı yürütülmesi için olmazsa olmaz koşullardır. Bu aktivitelerin başarıyla yapılabilmesinde en önemli rol ve sorumluluk iş analistlerindedir.

Aynı Kişi Bir Projede Hem İş Analisti Hem Proje Yöneticisi Olabilir mi?  

Bu konuyla ilgili PMI’ın bir araştırması mevcut. Bu araştırmada, projedeki bu iki önemli rolün ayrıldığı ve birleştiği durumlardaki avantajlar ve dezavantajlar üzerinde çalışılmıştır.

Aynı kişi bir projede hem Proje Yöneticisi hem İş Analisti olabilir, çünkü:Proje küçüktür. Proje kısa zamanlı, küçük bütçeli veya dar kapsamlı bir projedir.

. Projenin riski azdır.

. Kurumsal süreçler farklı kişilerin bu rolleri üstlenmesini desteklemiyordur. Bazı kurumlar, kendilerine özel süreçler ve şablonlarla çalışmaktadırlar ve bu kurumlarda genelde iki ayrı rol istenmemektedir.

. Kurumsal kültür farklı kişilerin bu rolleri üstlenmesini desteklemiyordur.

. Çok az sayıda bölüm, iş alanı etkileniyordur.

. Küçük ve yüksek performansla çalışan bir proje ekibi vardır.

. Proje kaynakları ve bütçesi sınırlıdır.

. Kurumun başarı ölçütü bunu gerektiriyor olabilir; kurum düşük bütçeyle çalışmaya odaklıdır.

Projeye mi Ürüne mi Odaklı Olmalı?

Proje Yöneticisi projeye odaklıdır; temel çizgileri, proje kısıtlarını, iletişimi ve proje konularına çözümleri belirler ve kaynakların aktiviteler üzerinde çalışmasını sağlar. İş Analisti ise çözüme, yani nihai ürüne odaklıdır. Ölçülebilen projelerde her bir rol tam zamanlı iştir ve tek bir kişi ikisini de yaptığında verim almak zordur. İki rolü bir arada üstlenmek projede riski artıracağı gibi, proje ve nihai ürünün kalitesinden feragat etmek durumunda kalınabilir. Proje yöneticisi ürüne yönelik işler yapabilir, iş analisti de projeye yönelik işler yapabilir, ancak gene de çoğu proje için bu rollerin ayrılması gerekmektedir. 

İki rolün de hedefi farklıdır. Bir proje yöneticisinin hedefi proje hedeflerini tutturmaktır (PMBOK 4th Edt Bölüm 1.6). İş analistinin hedefi ise kurumun kendi belirlediği iş hedeflerine ulaşmasını sağlamaktır (BABOK 2.0 Bölüm  1.2). Bu çok ayrı görünmese de önemli bir farklılıktır. Kurumlar iş hedeflerine ulaşmak için projeleri başlatırlar. İş analistleri bazı durumlarda öyle çözümler önerirler ki, bu, kurumun proje hedefleriyle çatışıyor olabilir. Sık sık iki ucundan çekilen bir durum yaratılıyormuş gibi gözükse de bu durum, kurum için sağlıklı bir ortamdır. Proje yöneticisi nihai ürünü zamanında ve bütçeyi aşmadan bitirmek isterken, iş analisti müşterilerin kolayca kullanabileceği bir ürün geliştirmeyi hedefler.

Bir projede Proje Yöneticisi ve İş analisti ayrı kişiler olmalıdır, çünkü:

. Nihai sonuç, ürün veya servisi oluşturmak için çok sayıda bileşen mevcuttur.

. Proje, çok sayıda sistem ara yüzünü etkilemektedir ya da projenin uyması gereken standartları vardır.

. Çok sayıda paydaş etkilenmektedir. Bazı projeler fazla sayıda süreci etkilemediği halde çok sayıda paydaşı etkileyebilir. Örneğin, proje sonunda kurumun sadece bir bölümünün süreci değişecektir, ama bu bölümün yüzlerce çalışanı olabilir. İş analisti, ‘sürecin işler hali’ ve ‘sürecin yeni hali’ arasındaki farkı bilen ve bu değişimi kabul etmelerini kolaylaştırmak için paydaşlarla yakından çalışacak en uygun kişidir.

. Paydaşlar, gereksinimler ve gereksinimlerin öncelikleri konusunda anlaşmazlık içindedirler. Gereksinimler hakkında bir anlaşmazlık yaşandığında, bunu çözmeye odaklanmak birinci öncelik olmalı. Ancak projede, nihai ürünü, sonucu, süreçler arası bağımlılıkları ve birbirlerine etkilerini anlayan bir iş analisti olduğunda, anlaşmazlık noktasında kuruma çözüm de önerilmesi mümkün olacaktır.

. Projenin bir çok sürümü vardır. Projenin adım adım hayata geçirilmesi planlandığında, ayrı bir iş analistinin görevlendirilmesi, hangi gereksinimlerin hangi adımda işlerlik kazanacağını söylemesi yerinde olacaktır.

. Gereksinimler tam ve anlaşılır değildir; sürekli değişmektedir. Böyle durumlarda Agile(çevik) yaklaşımla proje ilerletilebilir. İş analisti, her bir döngüde(sprint) gereksinimleri detaylı tanımlayarak proje yöneticisine yardımcı olacaktır.

Bu rolleri ayıran kurumlar, çözümün en iyi kalitede olmasını sağlamada ve müşteri memnuniyetini en üst seviyeye çıkarmada emsallerine göre daha başarılıdırlar.