12
Ağu

Etkin İş Süreçleri Yönetimi İçin İpuçları

Büşra Yalçın, Kıdemli Uygulama Danışmanı

İş Süreçleri Yönetimi (BPM), şirketlerin iş faaliyetlerini yönetmek, izlemek ve iyileştirmek için kullandıkları bir yöntemdir. BPM yazılım araçları ve danışmanları, yöneticilerin operasyonel sistemlerini yalnızca bir önseziden ziyade verilere dayanarak analiz edebilmeleri ve değiştirebilmelerini sağlar, böylece iş faaliyetlerinin daha hızlı ve ucuz hale getirilmesine yardımcı olur.

Başarılı BPM ;

. İş süreçlerinin anlaşılmasını sağlar,
. Süreç riskinin etkisini yönetir ve sınırlar,
. Tanımlanmış bir süreç riskinin ortaya çıkması halinde bir yedekleme planına sahiptir,
. Bir sorunun nedenlerini tanımlar,
. Şirket yönetiminin hızlı ve doğru karar vermesini desteklemek için bilginin mevcut olmasını sağlar,

Başarılı BPM için;

. İş sistemlerini etkinlik açısından gözden geçirirken, her zaman çalışanları dahil edin çünkü süreçlerinizde neyin doğru neyin yanlış gittiğini en iyi onlar bilirler – her gün onlarla birlikte yaşarlar.
. Düzgün bir uygulama olmadan hiçbir iş süreci stratejisi başarılı olamaz. Kurumsal hedeflere uygun süreç yönetimi hedeflerinin belirlenmesi ile başlayan ve adım adım ilerlenen bir yaklaşım seçilmelidir. Şirketler yeni bir süreci belgelemeden önce neyi başarmayı beklediklerini bilmelidirler.
. Şirketler ayrıca, yeni bir süreç tasarlamadan önce şu anda ne yapmakta olduklarını bilmeli ve değerlendirmelidir.
. Tasarım tamamlandığında ise bir simülasyon modeli oluşturulmalıdır. Simülasyon modelleri, maliyet ve risk faktörlerinin belirlenmesine yardımcı olmak için süreç görevleri ile faaliyetler arasındaki ilişkilerin temsil edilmesine yardımcı olmalıdır. Yeni bir sistem simüle edildiğinde, organizasyonel değişim planları yavaşça tanıtılmalı ve anahtar performans göstergeleri (KPI) ile değerlendirilmelidir.

Sonuç olarak BPM;

. İşletmeyi daha basit hale getirir ve daha fazla müşteri memnuniyeti sağlamaya yardımcı olur.  ( Müşteriler gerçek yönetimi göremez, ancak getirdikleri hizmetteki faydaları görebilmelidirler. Şirketler, faaliyetlerine eleştirel bir gözle bakmalı ve izleyerek, gözden geçirerek sistemlerini sürekli değiştirmeli, geliştirmeli ve iyileştirmelidir. )
. Bir kuruluşun, uçtan uca süreçlerini daha şeffaf hale getirerek, rakipleri üzerinde rekabet üstünlüğüne sahip olmasını sağlar.
. Karar vermeyi geliştirir, değişime daha hızlı yanıt vermeyi ve iş risklerini azaltmayı sağlar.
. Kurumun daha verimli çalışmasını sağlar böylece iş kapasitesi ve üretkenliği arttırır.

Kaynak 

http://processmapping1.blogspot.com/