13
Ara

PaperWork SAP ECM: Kaliteli Zaman Yönetimi


Gürcan YÜCEL – CTO


Bir mühendis olarak sosyal bilimlerin çoğunda bilim insanlarının hemfikir olabilmeleri beni çok şaşırtmıştır. Dedim ya, mühendis kafası işte. Örneğin bir grup bilim insanı, insan hayatını 4 önemli evreye ayırmışlar; çocukluk, gençlik, yetişkinlik, yaşlılık. Bu evreleri insan doğasının keskin çizgiler ile ayrıldığı dönemler olarak da açıklamışlar. Nasıl olmuş da birileri çıkıp araya değişik evreler sokuşturmak istememiş? Hani hepimizin 2 sefer yaşadığı ergenlik dönemi? Evet 2 adet. 1ncisi kendi ergenliğimiz, diğeri çocuğumuzun ergenliği. Genelde yaşanılan çaresizlik aynı😊 Hani bunun 40 yaş bunalımı? 50 yaş uzmanlığı? 60 yaş bilgeliği?

Aslında dikkatinizi şirketlere çevirirseniz onların da benzer evreleri var. IT gözüyle bakarsanız ilk önce kanunun zorunlu kıldığı finans ihtiyacının karşılandığı yazılımlar. Hemen arkasından tüm dünya ekonomisini yöneten excel. Biraz büyüdükten sonra ERP. Müşteri ilişkilerim excel ile yönetilemiyor artık bir CRM almalıyım safhası. Bir sürü belge üretmeye başladım, daha fazlası da müşterilerimden geliyor, eee bu kadar belgeyi nereden ortak kullanıma açacağım, Doküman arşiv sistemleri. Sadece arşivlemek yetmiyormuş, doküman yönetimi alayım. 360 derece etrafı görmeliyim, iş akışı sistemleri. Gençlik yılları su gibi akıp geçti.

Dikkatinizi çekti mi? Şirketlerin sadece IT gözü ile evrelerini de bir mühendis olarak belirlemek çok zor. Çoğunuz okurken eminim “şunu eksik bırakmış”, “buna ne gerek var” diyorsunuz. Veya bu geçişlerin net bir şekilde isimlendirilemeyeceğini düşünüyorsunuz. Konuyu biraz basitleştirmek adına sosyal bilimciler gibi evreleri de kısaltalım; SAP uyarladım, CRM platformumu hayata geçirdim, ECM uygulamasını çalıştırdım ve artık BPM ’in faydalarından yararlanabilirim. Alın size bıçak gibi keskin çizgiler ile ayrılmış 4 sistem, 4 değişik disiplin. Peki bunlar nasıl konuşur? Daha önemlisi neden konuşmak zorundadır. Konuşmak zorunda mıdır? Sevgi anlaşmak değil midir? İşte bu soruları sormaya başladıysak insan hayatındaki 40 yaş bunalımına geldik demektir. Elimizde her şey var, ama hiçbir şey yok gibi hissediyoruz.

İlk kurduğumuz finans bölümünden başlayalım ihtiyaçlarımıza. Gelen o kadar fatura arşiv sistemine girdi fakat SAP kayıtlarım ile nasıl ilişkilendiririm? Tüm günüm SAP ekranlarında geçiyor, işlemin faturası ile kaydımı nasıl karşılaştırabilirim?  Belgelerimi arşivlerken SAP ara yüzlerine girdiğim bilgilerin bir kısmını tekrar girmek zorunda mıyım? Kayıtlarımı yaptım ama belgeyi arayıp bulurken zaman kaybetmeden nasıl çalışabilirim? Verilecek kararların bir kısmı kayıtlar ile ilgili, bir kısmı belgeler. Bunları derli toplu nasıl görebilirim? Sakin sakin, ben bunları yazarken siz de içinizden onlarca soruyu sıraya koyuyorsunuz. “Acaba bunu da yazacak mı?” diye hızlı okumaya çalışıyorsunuz 😊

Sorulardan gidersek işimiz uzun sürecek. Bence 50 yaş uzmanlığına atlayalım ve olması gereken yapıyı iyi analiz edelim. Çözmemiz gereken sorunlar şunlar;

. Kullanıcıları alışkın oldukları ara yüzlerden kopartmamalıyız.

Kullanıcıların belge arşivlemek, aramak için harcadıkları zamanı onlara geri vermeliyiz.

SAP ara yüzlerinden her türlü belgeyi arşivleyebilmeliyiz. Arşivleme esnasında yine aynı ara yüzlerde belge tarayabilmeliyiz.

İşlem yaptıkları ekranlarda basit geçişler ile SAP kayıtlarının belgelerini listelemeliyiz ve belgenin ön izlemesini aynı ekranda yapabilmeliyiz.

SAP harici kullanıcıları unutmamalıyız. Bu kullanıcıların SAP belgelerine farklı ekranlardan erişmesini sağlamalı, arşivleme esnasında SAP kayıtları ile ilişki           kurabilmelerine izin vermeliyiz.

Sadece kayıt ilişkisi yetmez, tam metin arama ile de belgelere erişebilmeliyiz. Yeri geldiğinde belgeden SAP kaydına da gidebilmeliyiz.

Tek sefer arşivledik, belgelerin versiyonlanmasını da sağlamalıyız. Belgenin yaşam döngüsünü de kurgulayabilmeliyiz.

Tüm bu ECM fonksiyonlarını yerine getirirken merkezi bir mimari kullanmalıyız.

Mobil cihazlar ile aynı arşive erişip döngüye yöneticileri de dahil edebilmeliyiz.

Tüm bu işlemler esnasında güvenliği bir kenara bırakmadan “yetkisi olan, yetkisi kadar” prensibini hayata geçirebilmeliyiz.

İşte PaperWork SAP ECM de burada devreye giriyor. SAP ekranları ile bütünleşik, ortak mimaride çalışan web ve mobil ara yüzleri olan, kullanıcı deneyimini bozmadan, kontrolü kaybetmeden, güvenliği ön planda bulunduran tümleşik çözüm. Kısacası sorunlarınızın kesin ilacı, konuşmadan anlaşmanın tek yolu.

60 yaş bilgeliği nerede kaldı derseniz, o da PaperWork SAP BPM ‘in konusu. Modelle, ölç, değerlendir, yönet…