İçerenköy Mah. Büyük Kartal Sok. Parlar Bolat İş Mkz. No:19
Pazartesi - Cuma 09:00-18:00
0216 384 0751

Ölçemezseniz, Yönetemezsiniz

Ana Sayfa > PaperWork Doküman Yönetimi > PaperWork HRDoc

Özlük Dosyalarının Yönetiminde, Benzersiz Bir Deneyim  

Yüzlerce, binlerce çalışanın olduğu kurumlarda, özlük dosyalarının hazırlanması, güncel tutulması ve yönetilmesi kaos ortamı yaratmaktadır. Özlük belgelerini dijital ortama aktarıp, ağ üzerindeki klasörler içinde de verimli olarak yönetemezsiniz. Özlük belgelerini dijital ortama aktarıp, ağ üzerindeki klasörler içinde de verimli olarak yönetemezsiniz. Benzer şekil de özlük dosyası yönetiminde uzman olmayan uygulamalarla sorunlarınızı çözemezsiniz. Aşağıda belirtilen problemleri çözmek için, insan kaynakları departmanları çok yoğun çaba harcamaktadır.

Mevcut durumx

  • Belge yetkilerinin tanımlanamaması
  • Hatalı dosyalama
  • Çalışanlar ile belgelerin paylaşım zorlukları
  • Zamanında eksik belgelerin tamamlanamaması
  • Performans sorunları
  • İK ve ERP uygulamaları entegrasyon yapılamaması
  • Eksik belgelerin takip edilememesi
  • Eksik belgelerden dolayı maruz kalınan hukuki ve idari para cezaları

Çözüm, HRDoc ile özlük dosyalarının akıllı dijital dönüşümüdür

HRDoc, bu sorunu, özlük dosyasının paydaşları ile birlikte ele alarak en verimli şekilde çözmüştür. Karmaşık sistemleri unutun, HRDoc dijital ortamda özlük dosyası yönetimi için özel olarak geliştirilmiştir. Kolay ve her ortamda çalışan ara yüzlerimiz mavi yakalı, beyaz yakalı çalışanlarınız ile insan kaynakları uzmanlarını tek sistem üzerinde, özlük dosyası yönetimi için birleştirir. PaperWork HRDoc, İK uzmanları ile çalışanlara ayrı arayüzler sağlamaktadır.

Tüm çalışanlar yetkileri dahilinde özlük dosyalarına erişir ve insan kaynakları uzmanlarının belirlediği yetkilerle işlem yapar. Çalışanların yüklediği belgeler, ancak  uzmanlar onay verdiğinde özlük dosyasına aktarılır. Uzmanlar, çalışan gruplarına göre farklı özlük belge setleri belirleyebilirler.

Çalışanlar özlük dosyası içinde, sadece izin verilen belgelere ulaşabilirler. Örneğin insan kaynakları uzmanları, mühendisler, bakım teknisyenleri, satış ve bunun gibi farklı çalışan grupları için, farklı özlük belge setleri oluşturulabilir. Böylece farklı yeteneklere sahip çalışan gruplarının, özlük dosyaları da  farklılaşmış olur. İnsan kaynakları farklı disiplinlerdeki kişilerle, o gruba ait farklı belgeleri kolaylıkla paylaşmış olur. Uzmanlar, özlük dosyalarının yönetimini kolaylaştırmak için, belgeye zorunluluk, yetki, geçerlilik süresi ve süre bitiminden önce hatırlatma gibi tanımlamalar yapabilirler.

Çalışanların, akıllı telefonlar ve tabletlerden, HRDoc’u kullanarak fotoğraf çekerek özlük dosyasına belge ekleyebilmesi işi çok kolaylaştırır. Çok çalışanın olduğu kurumlarda bile eksik belgeler kısa sürede tamamlanır. Çalışanların sisteme katkısı, kolay kullanım ile en üst seviyeye taşınır. Klasik yöntemde çalışanlar, ihtiyac duyduğu belgeleri  insan kaynakları uzmanlarından talep ederler. Bu isteklerin karşılanması, uzmanların çok zamanını alır. Sistem gelişmiş entegrasyon katmanına sahiptir. Her türlü uygulama ile veri ve belge alışverişinde bulunabilir. Örneğin bordrolar, entegrasyon ile bordro uygulamasından  otomatik olarak özlük dosyasına aktarılır. Çalışanlar telefondan bile HRDoc ile bordrolarına ulaşabilirler. Böylece çalışanların, insan kaynakları uzmanlarından belge isteme devri kapanmış olur. Uygulama üzerinden özlük belgelerine 7/24 erişebilirler. Belgeleri paylaşmak, toplamak ve güncel tutmak için çaba harcamazsınız.

HRDoc özlük dosyaları yönetimini üzerine alarak, insan kaynakları uzmanlarının, zamanlarının büyük bir bölümünü çalışan memnuniyeti için harcamalarını sağlar.

İnsan kaynakları uzmanıx

  • Yönetim panelinde, çalışanların eksik belge ve geçerliliğini yitirmiş belge sayısını görebilir
  • Çalışanların eksik belgelerini toplu ve kişi bazında takip edebilir. Rapor olarak dışarı alabilir
  • Kendisine bağlı çalışanların tüm belgelerini görür ve güncelleyebilir
  • Kendisinde onayda bekleyen belgeleri görür
  • Onay verilen belgeler özlük dosyasına işlenir, ret edilen belge gerekçesi ile çalışana bildirilir
  • Belgenin yüklenme ve onay tarihini görebilir
  • Belge ekine not yazabilir

Çalışanlarx

  • İnsan kaynaklarının izin verdiği özlük belgelerini görüntüleyebilir , güncelleyebilir
  • Akıllı telefonlardan ve tabletlerden uygulama içinden fotoğraf çekerek belge ekleyebilir
  • İK uzmanında onayda bekleyen belgelerini görebilir
  • Eksik belgeler ve geçerliliğini yitirmiş belgelerini görüntüler, günceller
  • Sadece kendi belgelerine erişebilirler
  • Belgelerin ekine not yazabilir
  • Belgenin yüklenme ve onay tarihini görebilir
  • Süresi dolmakta olan belgeler için gelen uyarıları görür

Tanımlamalarx

  • Sınırsız sayıda belge tipi tanımlama
  • Farklı çalışan grupları için, farklı özlük dosyaları yaratma
  • Çalışanın, özlük dosyasındaki hangi belgeleri görebileceğini ve değiştirebileceğini yetkilendirme
  • Zorunlu belge ve  süreli belge tanımlama
  • Belgenin süresi sona ermeden önce hatırlatma tanımlama
  • Sadece okunur belge (Değiştirilemez) belge tanımlama
  • Onay gereken belgeleri tanımlama
  • Kullanıcı senkranizasyonu

Teknik mimarix

  • Uygulama, Akıllı telefon, tablet ve web tarayıcılarda çalışır
  • Birden fazla Active Directory ile entegre çalışabilir
  • HRDoc, PaperWork Content Server SDK üzerinde HTML5 olarak geliştirilmiştir
  • Kurumsal uygulamaların kullanıcı tablolaları entegre edilebilir
  • Entegrasyon katmanı sayesinde , her türlü kurumsal uygulama ile veri ve belge alışverişinde bulunur
  • Yüksek güvenlikli PaperWork Content Server, belge güvenliğini sağlar
  • PW Content Server, binlerce kullanıcı ve milyonlarca belgede yüksek performansı garanti eder
  • SAP R3 ve SAP Fiori ile arayüz entegrasyonu vardır. SAP kullanıcıları çözümü, doğrudan SAP arayüzlerinin içinden kullanabilir

Bizden Haberler x