İçerenköy Mah. Büyük Kartal Sok. Parlar Bolat İş Mkz. No:19
Pazartesi - Cuma 09:00-18:00
0216 384 0751

Coface Sigorta Başarı Öyküsü

Proje Detayıx

Coface Sigorta Başarı Öyküsüx

Coface Sigorta; bir şirkette kurulması gereken ilk sistem, PaperWork

Kredi sigortası alanında hizmet veren Coface Sigorta, PaperWork’le operasyonel verimlilik ve yetkilendirme ekseninde güvenli belge dolaşımı sağlamaya başladı.

Türkiye’de 2007 yılından bu yana kredi sigortası, alacak yönetimi ve bilgi hizmetleri konusunda hizmet veren Coface Sigorta, yeni hayata geçirdiği arşiv çözümü projesiyle belge yönetimini farklı bir noktaya taşıdı. Coface Sigorta bu proje için çözümü PaperWork’ te buldu.

GGSoft danışmanlığında ve KoçSistem’in servis büro hizmeti kapsamında gerçekleştirilen proje ile Coface Sigorta’nın departmanları arasındaki bilgi alışveriş hızı arttı. Yapılan yetkilendirmeler ile birlikte belge güvenliğinin en üst seviyeye çıktığı sistem, 40 kişilik Coface ekibinin kullanımına açıldı.

Coface Türkiye Bilgi Sistemleri ve Veritabanı Bölüm Başkanı Aslan Pinhas, bu çözüme neden ihtiyaç duydukları ve proje çalışmaları konusunda şu bilgileri verdi:

“Biz doküman konusuna, arşiv ya da rafa kalkan belgeler olarak bakmıyoruz. Bizim, gerekli belgelere en kısa sürede ulaşabileceğimiz ve belgelerimizin güvenli şekilde saklanabileceği bir ortama ihtiyacımız vardı.

Kredi Sigortacılığı; avukat dokümanları, dekontlar, müşterilerin faturaları, kredi limit bildirimleri gibi çok çeşitli ve çok fazla belge üreten bir branş. Tabi bunun için de çok büyük arşiv odalarınızın olması gerekiyor. Böyle bir yapı, hem yüksek maliyetler getiriyor hem de aradığınız dokümana istediğiniz an erişemeyebiliyorsunuz.

Bunun için de; bir doküman saklama merkezi ile anlaşarak, kullanıcılarımızın ihtiyaç duydukları belgelere en kısa zamanda ve güvenli şekilde ulaşabilecekleri bir yapı oluşturmak istedik. Bu doğrultuda da çözüm arayışlarımız başladı. Altı aylık bir araştırma sonunda, GGSoft danışmanlığında PaperWork çözümünü tercih ettik.

“GGSoft Yazılım, PaperWork Doküman Yönetim Sistemi ile konusuna en hakim kurum olarak karşımıza çıktı.

Coface Sigorta’da 2010 yılının en önemli projesinin arşiv ve doküman yönetimi projesi olduğunun altını çizen Pinhas, “Farklı şirketlerle görüşmelerimiz oldu ve birçok çözümü inceledik. PaperWork en iyi çözüm, GGSoft da konusuna en hakim kurum olarak karşımıza çıktı. Sorduğumuz her şeyin karşılığını net bir şekilde alabildik. Ürüne olan hakimiyetleri, karar alma aşamamızda çok etkili oldu. Diğer taraftan PaperWork’ ün kullanım kolaylığı da başka bir önemli unsurdu, PaperWork’ün arayüzü, kullanıcıların detaylı bir eğitim almadan kullanabilecekleri yapıda. Ayrıca yerli bir ürünün getirdiği “Türkçe karakter” gibi avantajları da tercihimizde etken oldu” şeklinde konuştu.

Çok iyi yapılan analiz çalışması projeye yansıdı

Analiz aşaması, servis büro hizmetleri olmak üzere toplamda altı aylık süreci kapsayan projenin ilk aşamasında, toplam 600 bin sayfa işlem gördü. Pinhas, proje süresince yapılan çalışmalar ve öne çıkan noktalar hakkında da şöyle konuştu:

“Projede dosya kartlarının oluşturulması ve analiz aşaması çok önemliydi. Bu aşamalarda GGSoft uzmanları oldukça bilgiliydi. Bizim ne iş yaptığımızı anladıktan sonra o dosyaya erişmek için nasıl bir yöntem ve filtreleme yapılacağı konusundaki yönlendirmeleriyle analiz çalışmalarını tamamladılar. Her departman teker teker dolaşıldı, çalışmaları incelendi. Fiziksel olarak dosyaları nasıl sakladıklarının, nasıl geri aldıklarının analizi yapıldı. Buna uygun olarak dosya kartları oluşturuldu. ilk bir ay analiz ve dosya kartı yaratılması süreci ile geçti. Tarama ve indeksleme tarafı da önemli bir zaman aldı. Bir başka önemli nokta da, planlama ve test tarafı oldu.

Hukukun yanı sıra para, banka ve dekont ile uğraşan birimlerimizin iş süreçleri bizim için daha kritik öneme sahip bulunuyordu. Dolayısıyla biz bölümlerimizde biraz daha az önemli bulduğumuz doküman tipleriyle bir test fazı oluşturduk. Önce onların taranmasını sağladık ve indeksledik. Departmanların basit dokümanlarını işledik. Böylece bir yandan da insanlara kullanım eğitimi sağlanmış oldu. Kullandıkça yazılıma aşina hale gelindi. En zor dokümanlar işin içine girdiğinde ise hiçbir sorun çıkmadan bulabilir durumdaydılar. Bu faz da analizin bir parçası gibi oldu.”

Belge güvenliği ve belgelerin yetkilendirme çevresinde izlenebilmesini sağladık

Projeyle elde ettikleri en önemli kazanımlardan birinin fiziksel mekan ve ofis maliyetlerinin azaltılması olduğunu belirten Pinhas, projenin diğer getirilerini ise şöyle özetledi: “Operasyonel verimlilikten bahsediyoruz. Eskiden bölümler arası doküman dolaşımında hep bir kişi istenen belgeyi bulur getirirdi. ?imdi ise her kullanıcı kendi yetkisi dahilinde istediği dokümanı ekranında açabiliyor, kendi e-postası ile istediği kişiye ulaştırıyor. Böylece hız açısından çok önemli yol kat etmiş olduk. Bir başka önemli nokta da dokümanlarımızın güvenliğini sağlamış olduk.”

Doğru analizle ihtiyaçlar belirlendi, uygun kurgu ile çözüm sunuldu

Bu tür projelerde en önemli noktanın analiz süreci olduğunun altını çizen GGSoft Profesyonel Hizmetler Yöneticisi Seval Okur’ da, “Hangi ürün alınırsa alınsın, doğru analiz edilip son kullanıcının istediği şekle getirilemiyorsa, yapılan projelerin hiçbir önemi kalmıyor” dedi.

Okur, gerçekleştirilen proje ile ilgili şu noktalara dikkat çekti: “Bu projede çok ciddi bir analiz süreci geçti. Birebir işi yapan birimlerle tek tek konuşuldu. İhtiyaçları ortaya kondu. Bu ihtiyaçlara yanıt verebilecek bir yapı oluşturuldu. Bu da uyum sürecini kısalttı. Ayrıca, yerel bir çözüm olarak Türkiye’nin çalışma kültürü alışkanlıklarına uygun detaylı yetkilendirme sunabiliyoruz. Bir formu önceye veya en önceye alma gibi farklı bir alternatif de ekledik çözümümüze. İhtiyaçları görerek oluşturulan yapılar verimliliği artırıyor.”

Her kullanıcı kendi yetkisi dahilinde istediği belgeyi ekranında açabiliyor, kendi e-postası ile isteyen kişiye ulaştırıyor.

Soldan sağa Coface Türkiye Bilgi Sistemleri Yönetmen Yardımcısı Beyazıt Derman, GGSoft Profesyonel Hizmetler Yöneticisi Seval Okur, Coface Türkiye Bilgi Sistemleri ve Veritabanı Bölüm Başkanı Aslan Pinhas.

.