İçerenköy Mah. Büyük Kartal Sok. Parlar Bolat İş Mkz. No:19
Pazartesi - Cuma 09:00-18:00
0216 384 0751

Hedef Filo

Proje Detayıx

Hedef Filox

Hedef Filo Kiralama, fatura onay süreçlerini PaperWork üzerine taşıdı.

İş akışı ve doküman Yönetimi sistemi olarak PaperWork’ü kullanan Hedef Filo Kiralama,PaperWork Fatura onay platformunu da devreye aldı. E fatura entegratürü Digital Planet ile doğrudan entegrasyonu olan sistemimiz gelen tüm e faturaları otomatik olarak DP’den alıp arşivlemektedir. Arşivlenen e fatura otomatik olarak, tanımlanmış kurallara göre iş akışına sokulmaktadır.Fiziksel olarak gelen faturalarda, taranarak aynı fatura onay sürecine gönderilmektedir.Ayda yaklaşık 15.000 faturanın geldiği kurumda, faturaların takibi, onayı ve reddedilmesi sistem üzerinden takip edilmektedir.

İzmir, Ankara, Bursa, İstanbul Kozyatağı ve İstanbul Merkez olarak Türkiye’de faaliyetlerini sürdürmektedir. Bu dağıtık yapı altında çalışan personeller, müşterileri ve birimleri arasındaki iş süreçlerini yürütmektedirler. Dağıtık yapı içerisinde iş süreçlerinde oluşan dokümanların paylaşımı, arşivlenmesi ve arşiv sonrasında dokümana ulaşımı sorun olmaktaydı. PaperWork ile yetkiler dahilinde tüm dokümlara hızlıca ulaşım sağlanmıştır.

Muhaberat birimine fiziksel olarak gelen dokümanlar barkodlanarak “Gelen Evrak” dosya kartı ile kayıt altına alınmaya başlanmıştır. “Gelen Evrak” dosya kartına kaydedilen her kayıt için ilgilisine otomatik olarak bilgilendirme maili PaperWork tarafından gönderilmektedir. Mail gönderimi 3 ayrı sınıf olarak gruplandırılmıştır.

1. Sınıf mailde kişiye özel gelen kargo, kurye olması durumunda Muhaberat biriminden en kısa sürede alınması gerektiğini ilgilisine bildiren maildir. Mail içerisğinde barkod bilgiside bulunmaktadır.

2. Sınıf mailde imzalanmak üzere gelen evrakı ilgilisine bildiren maildir. Bu durmda ilgilisi vakit kaybetmeden muhaberat biriminden evrakı barkod numarasına göre teslim alır.

3. Sınıf mailde ise evrakın teslim alındığını ve kısa süre içerisinde taranarak dijital halinin arşivleneceğinin bilgisini iletmektedir.

3. Sınıf mail olarak gönderilen evraklar PaperWork de dijital olarak arşivlendiği anda ilgilisine dokümanın tarandığı ve arşivlendiği bilgisi ile birlikte dijital dokümanın linki tekrar mail olarak PaperWork tarafından gönderilmektedir. Maili alan ilgili kişi yada grup mail ile gelen linke tıklayarak ilgili dokümana hızlıca ulaşabilmektedir.

Hedef Filo; Trafik yada OGS cezası almış müşterileri içinde PaperWork tarafından otomatik bilgilendirme maili gönderilmektedir. Bu sayede müşterisine fatura kesilmeden önce bilgilendirmesi yapılmaktadır. Mail içerisinde ceza makbuzlarıda iletilmektedir.

Bir dokümanın birden fazla noktada arşivlenmesinin önüne geçilerek, gereksiz zaman ve kırtasiye masrafları ortadan kalkmıştır

PaperWork’ün gelişmiş yetkilendirme altyapısı kullanılarak, yetkiler kullanıcı gruplarına ve kullanıcılara tanımlanmış. Böylece yetkisiz kişilerin belgelere erişimi engellenmiştir.Active directory entegrasyonu ile kullanıcıların yönetimi merkezi bir noktadan yapılmaktadır.

PaperWork SDK(.NET kütüphane) nın sağlamış olduğu yüksek entegrasyon kabileyeti sayesinde Hedef Filo nun kullandığı tüm uygulamalarla entegre edilmiştir. Bu sayede bilgi ve belgeye erişim, verilerin standartizasyonu ve üst düzey güvenlik kusursuz olarak sağlanmıştır.

Aşağıda belirtilen alanlarda entegrasyon yapılmıştır.

1. Oto Analiz Entegrasyonu;

Oto Analiz üzerinden gelen dokümanlar VAKA ID numarasına göre otomatik olarak PaperWork de arşivlenerek Hedef Filo personellerinin kullanımına açılmıştır.

2. SharePoint Entegrasyonu;

SharePoint üzerinden Bankalar ile doküman paylaşımı yapılmaktadır. Bankalar ile paylaşılan dokümanlar SharePoint‘ e manuel olarak aktarılmaktadır. PaperWork Enterprise entegrasyonu ile tanımlı olan dokümanlar anlık yada belirlenen periyotlar ile SharePoint e aktarımı sağlanmıştır

3. Miles Entegrasyonu;

Hedef Filo müşterileri ile yaptığı tüm işlemleri Miles ERP uygulaması üzerinden takip etmektedir. Miles entegrasyonu ile PaperWork’ e arşivlenecek belgelerin verileri Miles üzerinden web servis aracılığı ile alınacaktır. Diğer bir Miles entegrasyonu ile de Miles üzerinden PaperWork’ de arşivlenmiş belgelerin görüntülenmesi sağlanacaktır.

4. Dijital doküman entegrasyonu;

Hedef Filo sunucuları üzerinde belirli kriterlere göre gruplanmış ve adlandırılmış klasörler içerisinde bulunan belgeler ,PaperWork tarafından belirli aralıklar kontrol edilip gelen belgeler otomatik olarak , sistem içerisine arşivlenmektedir.

5. Mapfre Sigorta Entegrasyonu;

Mapfre sigorta ile belge paylaşımı için entegrasyon sağlanmıştır. Fiziksel olarak sigorta firmasına gönderilen hasar dosya dokümanları,online olarak PaperWork üzerinden Mapfre sigortayla paylaşılmaktadır.

Kurum genelinde iş akışları da PaperWork üzerinde yönetilmeye başlanmıştır.