İçerenköy Mah. Büyük Kartal Sok. Parlar Bolat İş Mkz. No:19
Pazartesi - Cuma 09:00-18:00
0216 384 0751

Kıran Holding Başarı Öyküsü

Proje Detayıx

Kıran Holding Başarı Öyküsüx

Kıran Holding Paperwork ile fiziksel arşiv yükünden kurtuldu

Denizcilik sektörünün en önde gelen şirketlerinden biri olan Kıran Holding, doküman yönetim sistemi projesinde PaperWork’ü seçti. Projenin sonunda büyük fiziksel arşiv yükünden kurtulan şirket; zaman ve maliyet anlamında tasarruflar elde ederken, belgelere hızlı ve kolayca ulaşım olanağını elde etti.

Turgut Kıran’ın 1959 yılında Rize’de kurduğu Kıran Holding’in başarı serüveni 53 yıldır tüm hızıyla sürüyor.Bugün denizcilik sektörünün en önde gelen şirketleri arasında sayılan Kıran Holding, 1.500 Dwt’luk ilk gemisiyle başladığı yolculuğunda 2012 yılı itibariyle 24 gemi ve 900.000 Dwt luk bir filoya ulaşmış durumda. Şirket ayrıca Tuzla’daki tersanesinde Türkiye’nin en büyük yüzer havuzuna sahip. Denizcilik sektöründe her zaman yenilikçi ve öncü konumuyla tanınan Kıran Holding, dünyada deniz taşımacılığı konusunda sürekliliği, güvenirliliği, hızı ve kalitesi ile tanınmış, saygın bir şirket olmak vizyonuyla faaliyetlerini sürdürüyor.

“Doküman yönetimi projemize üst yönetimimiz de gereken desteği verdi”

Kıran Holding’in sektöründe teknolojiye en çok önem veren şirketlerden biri olduğunu söyleyen Kıran Holding Operasyon Md. Yrd. ve Bilgi İşlem Sorumlusu Güçlü Özbek, kurumsal ve profesyonel bir anlayışla çalışan şirketlerinde başta Yönetim Kurulu Başkan Vekili Tamer Kıran olmak üzere üst yönetimin teknolojiyle ilgili her hamlelerine destek verdiğini ifade etti. Üst yönetimin sonsuz desteğiyle donanımsal ve yazılımsal açıdan çok iyi bir altyapıya ulaştıklarından bahseden Özbek, sözlerini şöyle sürdürdü: “GGSoft ile birlikte gerçekleştirdiğimiz Paperwork projesini de bu vizyonumuz doğrultusunda gündemimize aldık. Organizasyonumuzda doküman yükü anlamında en çok gelen mesaj trafiğinin basımı ön plandadır. Gemilerden şirkete çok fazla evrak geliyor. O evraklar biriktikçe fiziksel arşive gitmek zorunda kalıyordu. Bu yoğun ortamda istediğimiz evraka hızlı ve kolayca ulaşamıyorduk. Büyük fiziksel arşiv yükünden kurtulmamız ve doküman yönetim sistemine geçmemiz zorunlu hale gelmişti.”

“GGSoft’un alanında en güçlü şirketlerden biri olduğunu gördük”

Proje kararı almadan bir yıl kadar önce de GGSoft ile görüşmelerinin olduğunu, bu görüşmede zihinlerinde projenin gerekliliği ile ilgili şimşeklerin çaktığını belirten Özbek, doküman yönetimi alanındaki tecrübeli ve güçlü şirketleri araştırdıklarında ihtiyaçlarına en uygun çözümü öneren GGSoft ile tekrar biraraya gelmeye karar verdiklerini anlattı. Özbek, alanında köklü, uzun süredir işini başarıyla yapan kuvvetli şirketlerle çalışmayı tercih ettiklerini dile getirirken, GGSoft ile birlikte çalışma kararını almaları sürecinden şu şekilde bahsetti: “Doküman yönetimi alanında en güçlü şirketin GGSoft olduğunu gördük. GGSoft öncelikle kurumsal bir şirket. Verecekleri profesyonel destek çok önemliydi. Yönetimden de konuyla ilgili onay aldığımızda, tekrar GGSoft ile iletişime geçtik. Onlar bize gelip tüm iş birimlerimizin olduğu bir ortamda demo yaptılar. Bu sunumda tüm birimlerimiz projenin bize getireceği faydalar konusunda hemfikir oldu. Biz de projeye başlama kararı aldık. GGSoft ekibi tüm departmanlarımızla detaylı bir doküman analizi gerçekleştirdi. Kriterlere ayrılmış, yetki dahilinde kullanıcılara ulaşım imkanı veren bir yapı oluşturuldu.”

“GGSoft ile tüm proje boyunca çok iyi bir uyum ve sinerji yakaladık”

Kıran Holding’in 70 kişiyi aşan ekibi içinde yaklaşık 60 kişi Paperwork teknolojisinin getirdiği faydalardan ilk elde yararlanıyor. Kurum yapıları içinde İnsan Kaynakları, Operasyon, Muhasebe, Güvenlik, Satınalma ve Teknik Bölümleri nin PaperWok’ü kullandığını söyleyen Özbek, projeyi birlikte gerçekleştirdiklerini GGSoft’tan çok memnun olduklarının altını çizdi. “Doğru karar verdiğimize gördük” diyen Özbek, şunları söyledi: “GGSoft ekibi 7/24 bize her konuda yardımcı oldu. Ekibi çok sıcakkanlı, enerji ve dinamik kişilerden oluşuyor.

PaperWork için içeride üç kişilik bir ekip oluşturduk. Bu ekibimiz GGSoft’un alanında uzman çalışanlarıyla birlikte uyum içinde çalıştı. Projenin teslim zamanı konusunda hiç sıkıntı yaşamadık, proje kısa sürede başarıyla tamamlandı. Büyük fiziksel arşiv yükünden kurtulmanın yanı sıra dokümanlarımıza artık hızlı ve kolayca ulaşabiliyoruz.”

“Ciddi hedeflerimizin olduğu denizcilik sektöründe önemli bir referansımız oldu”

Projeyi şirketleri açısından değerlendiren GGSoft Yazılım Satış Uzmanı Fatma Aksoy ise, Kıran Holding’in denizcilik sektöründe 50 yıldır faaliyet gösteren en önemli şirketlerinden biri olduğunu söylerken, çok vizyoner bir ekibe ve üst yönetime sahip olması kendi işlerimizi çok kolaylaştırdı. Aksoy şu şekilde konuştu: “Kıran Holding karar verme aşamasından tutun projenin bitimine ve şimdiye kadar geçen süreye kadar her anlamda çok iyi bir müşterimiz ve iş ortağımız oldu. Denizcilik sektöründeki ilk referansımız, bu sayede sektöründe belge bazlı yürümekte olan işlerde yaşanılan sıkıntıları yerinde gördük ve PaperWork DYS ile sunmuş olduğumuz çözümümüz ile fiziksel belgeler artık departmanlardaki dolaplarda yer işgal etmiyor. Belge elektronik ortamda yetkili kullanıcılar tarafından hızlı ve kolay erişebilmelerini sağladı. Hard copy den oluşan arşiv tamamen temizlenmiş, sadece yasal olarak saklama zorunluğu olan belgeler fiziksel olarak saklanmakta.

PaperWork projesi ile KıranDenizcilik’in elde ettiği faydalar

● Belgeye hızlı ve kolay ulaşım olanağı
● PaperWork sayesinde çıktı alma ihtiyacımız minimize edildi,
● Kırtasiye ve kaynak maliyetlerimizde ciddi tasarruf sağlandı.
● Fiziksel arşivin rahatlamasından kaynaklanan yer tasarrufu.
● İmha masraflarından kurtulma.
● Zaman kaybının önüne geçiş
● Belge bazlı işlemlerde, iş yükünde azalma sağlandı,
● Çalışanlar asıl işlerine odaklandılar.

.