İçerenköy Mah. Büyük Kartal Sok. Parlar Bolat İş Mkz. No:19
Pazartesi - Cuma 09:00-18:00
0216 384 0751

Koç Sistem Başarı Öyküsü

Proje Detayıx

Koç Sistemx

PaperWork; entegrasyon yetkinliği ve güncelliği ile fark yaratıyor

CRM odaklı ihtiyaçlarını birçok birim ve iş akışı ile buluşturma gerekliliği, KoçSistem’in de PaperWork tercihinin temeli oldu.

KoçSistem, CRM başlığında birçok yetkin teknoloji ile önemli bir olgunluğa sahip. Ancak 2015 yılında gelen bir taleple, daha kapsamlı bir çözüm ihtiyacı da kendini gösterdi. Müşteri odaklı, sözleşmelerden onaya giden tüm iş süreçlerinin e-posta yerine farklı bir platformda konumlanması ihtiyacı GGSoft’un PaperWork çözümünü beraberinde getirdi. KoçSistem Proje Yöneticisi Yalçın Özçelik, yatırıma karar verme sürecini şöyle anlatıyor:

“KoçSistem olarak bu alanda 8-10 tane farklı iş akışımızda öne çıkan ihtiyaçlara karşılık neler yapabileceğimize baktık. Bu yatırımı, süreçlerin izlenebilirliğini ve raporlanabilirliğini 2016 yılı başında daha da geliştirmek adına gündemimize alınca, bunu hangi platformda yapmamız gerektiğine odaklandık. Bütünleştirme ve izlenebilirliği herkesin erişimine sunabilme hedefimiz vardı. Neler yapmamız gerektiği konusunda araştırmalar yaparken, GGSoft yetkilileri ile yolumuz kesişti ve PaperWork’un yeni sürümünü bize tanıttılar; Bu yeni platform, ile doküman yönetimi uygulamasını daha ileri taşıdıklarını ve BPMN 2.0 iş akışı standardını destekleyen, doküman yönetimi ile entegre çalışan iş akışı modülünün pazara sunulduğu bilgisini verdiler. BT ekibimizdeki danışmanların katılımı ile düzenlediğimiz toplantıda uygulama çok beğenildi, tüm beklenti ve ihtiyaçların halihazırda PaperWork’te olduğu, bizim herhangi bir kod yazmadan iş akışlarını geliştirebileceğimizi gördük. PaperWork’ ün kişiselleştirilebilme avantajı bizim için çok önemli bir değer oldu.” Ayrıca PaperWork iş akışının SAP ve MS CRM için hazır entegrasyon modüllerini kullanarak, kod yazmadan bu sistemlere iş akışı sırasında veri yazmak ve veri almak çok kolay.

E-posta ile iş akışını ilerletme kolaylığı:

Gelinen noktada, kullanıcı memnuniyetini yükseltmek için iş akışları elektronik postalar üzerindeki aktif linklerle ilerlemektedir. Buna göre, tüm onay süreçleri e-posta üzerinden yapılırken; artık e-postaya ve ekindeki sözleşmeye, bunu kimin gönderdiğine bakarak, e-postada yer alan ‘onay’ veya ‘red’ gibi aktif link seçeneklerini kullanarak, kağıt işi temelde en aza indirildi. Ayrıca çalışanlar, bu yapıyı ofis dışındayken de e-posta alınabilen her türlü cihazda ve işletim sisteminde kullanabiliyor.

PaperWork iş akışı çözümünü -KoçSistem’de konumlandırmak çok kısa sürdü. İlk etapta, 7-8 iş süreci birkaç hafta içinde uyarlandı ve canlıya alındı.. Kod yazmak yerine görsel bir uyarlama katmanı üzerinde parametreler ile süreç tanımlamak uyarlama süresini kısaltıyor ve destek maliyetlerini düşürüyor. Birkaç saatlik eğitimden sonra bazı akışları bilfiil -KoçSistem danışmanları PaperWork üzerinde uyarlamaya başladı. Temelde yetkin bir analizden ve KoçSistemKoçSistem gibi iş süreçlerinin çok net tanımlı olduğu bir yapıda PaperWork’ ü uyarlamak da pratik olurken, operasyonel verimlilik ve analitik ölçüm de sağlandı..

Yalçın Özçelik elde ettikleri fayda ve detayları şöyle anlatıyor:

Satış sürecinde tamamlayıcı rolde olan departmanlar, PaperWork’ te

“2016 yılı itibariyle 8 süreci PaperWork yapısına dahil ettik. Daha önce tüm onay süreçlerini e-postalarda yaptığımız için, sürecin tarihçesini bulmak çok zaman alıyordu. PaperWork’le zaman kaybını ortadan kaldırdığımız gibi, istediğimiz dokümana ve akışın tarihçesine anında ulaşabiliyoruz. Ayrıca tüm bu işlerin yasal süreçleri dolayısıyla bir matbu tarafı ve ıslak imza gerekliliği de var. İşte tüm bu süreci, söz konusu evrak hangi aşamadaysa birebir görebiliyoruz ve bu bize süreç takip avantajı sağlıyor. Ayrıca herkesin performansını, misal kişisel evrak takip zamanlarını, bu şekilde ölçebiliyoruz. Bu yapı teklif sürecimizi hızlandırıyor, düzeltmemiz gereken bir şey varsa, nerede, ne yapmamız gerektiğini son derece pratik biçimde görüyoruz.”

-KoçSistem bünyesinde farklı departmanlar farklı başlıklarda PaperWork platformunu kullanıyor. Şöyle ki; temelde satışın ihtiyacı olarak yola çıkılan bu projede, örneğin satış sürecinin bir parçası olan hukuk, mali işler birimleri de PaperWork üzerinden satı sürecine dahil oluyor. “-Bütün departmanlar satışın tamamlayıcısı olarak bu sistemi kullanıyorlar” bilgisini veren Yalçın Özçelik, elde edilen faydalar ve bu eksende yatırım hedefleri hakkında şu bilgileri veriyor:

“İş süreçlerinde evrak odaklı riskler bertaraf ediliyor. Kurumsal yapımızda zincirin tüm parçaları bu yapıdan yararlanıyor ve departmanlarda bunu isteyerek kullanıyor. Herkes kendi iş ve doküman sınırını çizebiliyor. Elde ettiğimiz tüm bu faydaların yanında, GGSoft, çözümleri ile büyük kolaylık, güvenlik ve maliyet avantajı sağlıyor. Sektörde birçok önemli yabancı firma var, ama GGSoft her ölçekte firma tarafından makul lisans bedelleri ile erişilebilir noktada. Ayrıca PaperWork çözümü GGSoft’un kendi çözümü olduğu için destek sistemleri de çok hızlı. PaperWork’ün sürekli gelişen bir yapı olduğunu müşterileri olarak biz görüyoruz. KoçSistem BT ekibi olarak her yıl, bir sonraki yıl neler yapacağımızı tüm departmanlarla görüşerek planlıyoruz. Bu dönem ana konumuz olan dijital dönüşüm kapsamında da, PaperWork ile adreslenecek yeni projeler öngörüyoruz. GGSoft’ a güveniyoruz ve taleplerimizin karşılanabileceğini bildiğimiz için yatırımlarımız ve işbirliğimiz devam edecek.”

PaperWork’ te yeniliklerin sınırı yok

PaperWork; gelişen teknolojiyle kendini sürekli geliştiren ve yenileyen, yaşayan bir sistem. GGSoft Profesyonel Hizmetler Yöneticisi Canan Ünverdi, doküman yönetimi ile başlayıp, iş akışı ve iş süreçlerini içeren bir sistem haline gelen bu çözümün, KoçSistem örneğinde olduğu gibi, departmanlar arasında iş zekası çözümü olarak da konumlandığına dikkat çekiyor. Bunun temel sebebi ise entegrasyon yetkinliği. “GGSoft olarak güçlü uzmanlığımızla bu gelişimi sağladık ve devam ediyoruz. Kurumlar da geri dönüşleri ile bizi yeniliyor” yorumunu yapan Canan Ünverdi, ekliyor: “Büyük bir uyarlama iş analisti ekibimiz var ve bu ekiple müşteriye gidiyor, istenenleri öğreniyor, bir dokümantasyon ve sunum yapıyoruz. -KoçSistem’de bu süreçle tüm aşamaları kurguladık. Bunun ardından kullanıcı eğitimlerini organize ettik. Bize gelen geri bildirimlerinin hepsini beraber değerlendirdik. Yaptığımız yenileme ve iyileştirmelerle birlikte, işbirliğimiz de gelişerek devam edecek.

Koç Sistem Başarı Öyküsü

.