İçerenköy Mah. Büyük Kartal Sok. Parlar Bolat İş Mkz. No:19
Pazartesi - Cuma 09:00-18:00
0216 384 0751

Shell Başarı Öykümüz

Proje Detayıx

Shell Başarı Öykümüzx

Shell Tozlu Raflara Veda Etti!

GG Soft ile anlaşan Shell Türkiye, 3 ayda 60 bin klasörü tasnifletti ve Paperwork sistemine geçti.

New York borsasında işlem gören Shell, benzer firmaların uymak zorunda oldukları, yönetmelikler bütünü olan SOX standartlarını baz alarak tüm arşiv sistemini ve doküman akışını elden geçirdi. Bu konuda Shell Türkiye’ye yüzde yüz yerli sermayeli GG Soft yardımcı oldu.

GG Soft Satış Yöneticisi Gökhan Dikici, “Doküman yönetimi işinin uzmanı olan GG Soft, arşiv ve doküman yönetimi ile ilgili tüm hizmetleri bünyesinde toplayarak, müşterilerin tek bir noktadan bu konudaki tüm ihtiyaçlarını karşılamalarını sağlıyor. Temel olarak GG Soft’un sunduğu hizmetleri PaperWork Doküman yönetimi arşiv yazılım çözümü ve arşivleme konusunda verilen servis büro hizmetleri olarak iki ana grupta toplayabiliriz” diyor.

Dikici, “GG Soft tarafından sunulan tüm hizmetlerin, başarıyla uygulandığı Shell Türkiye projesi kapsamında yapılan işlere bakacak olursak, tüm bu hizmetlerin aynı firma tarafından sağlanmasının avantajlarını daha iyi anlayabiliriz” diyor ve ekliyor “Günümüzün sürekli değişen koşulları ve rekabet ortamı, kurumları daha hızlı karar alıp, uygulamaya koymasını gerekli kılıyor. Bu noktada doküman yönetimi ve arşiv sistemleri daha da önem kazanmış durumda.”

Gerek resmi kurumlara karşı sorumluluklar gerekse kurum içi süreçler neticesinde üretilen belgenin adedi ve önemi daha da artıyor. İstenilen belgeler yığınların arasında düzensiz ve yıpranmış bir şekilde duruyor. Bu düzensizlik kurumlar için onarılması güç sorunlar doğurabiliyor. Bazen yaşanan sorunlar bazen de gerek resmi kurumların, gerek bağımsız denetleme kurumlarının yaptırımları ile istenilen belgelere belirli sürede ulaşma zorunluluğu doğuyor. Bunun sonucu olarak da Shell Türkiye bugüne kadar üretmiş olduğu belgelere ve hali hazırda üretmekte olduğu belgelere daha hızlı ulaşarak verimliliğini arttırmış durumda. Shell Türkiye’nin doküman ve arşiv yönetimi için gerekli olan doküman ve arşiv yönetimi için gerekli olan tüm donanım, yazılım ve arşiv personeli dış kaynak hizmet alımı olarak GG Soft tarafından sağlanmış durumda.

Dokümanlar Saniyede Elinizde,

2002 yılında form izleme konusunda GG Soft ile konuşmaya başlayan Shell, 3 sene boyunca Smart Card başvuru formlarını, GG Soft’un formları dijital ortama aktaran yazılım çözümü FormMagic ile işlenmiş. Bunun dışımda fiziksel arşivinin de düzenlenmesi için GG Soft ile işbirliği yapan Shell Türkiye’de sadece 3 ayda 60 bin klasör tasniflenmiş durumda. Shell’e özel yapılan bu çalışmada klasörlerin her birinde barkod numarası verilerek tasniflenmiş. Süresi dolmuş belgeler ise imhalıklar olarak ayrılmış. Artık Shell Türkiye, Fiziksel ortamda bir belge aradığında anında bunu dosyadan bulup çıkartabiliyor. 1 Ekim ile 31 Aralık arasında fiziksel arşivin düzenlenmesi gerçekleştirilmiş.

Shell Türkiye de yürütülen GG Soft Projesini farklı kılan ise yazılımların satın alınmayıp kiralanması. Yapılan 3 yıllık bir anlaşma çerçevesinde GG Soft, Shell Türkiye’ye tüm yazılımları, sunucuları, donanımları ve elemanları sağlamış. Shell Türkiye’de fiziksel arşivin düzenlenmesi için GG Soft bir adet çalışan da tahsis etmiş durumda. Shell bünyesinde bir belgeye ihtiyaç olduğunda Shell Türkiye’ye tahsis edilmiş GG Soft elemanı düzenlenmiş fiziksel arşivden dokümanı bulup, tarayıcıdan taratıp mail atıyor. 1 Ocak’tan bu yana ise Hukuk ve Arşiv bölümü de yazılımları kullanıyor.

FormMagic yazılımı da yine Shell tarafından satın alınmamış. 3 senedir hizmet olarak alınıyor. Smart Card için doldurulan formlarda GG Soft’a geliyor. Zarflarından çıkarılıyor. Taranıyor ve ICR işleminden geçiriliyor. GG Soft her müşterisi ile arasında bir gizlilik anlaşması imzalıyor. Shell Türkiye’de PaperWork doküman yönetimi yazılımına 10 kullanıcılı lisans alınmış. Yani eş zamanlı olarak 10 kullanıcı sistemi kullanabiliyor. Yazılımlar Delphi’de geliştirilmiş. Şimdilik web tabanlı değiller. Sistemler MsSQL, Sybase, DB2 ve Oracle veritabanları ile tam uyumlu çalışabiliyor.

.