İçerenköy Mah. Büyük Kartal Sok. Parlar Bolat İş Mkz. No:19
Pazartesi - Cuma 09:00-18:00
0216 384 0751

SHELL – Turcas Petrol

Proje Detayıx

SHELL – Turcas Petrolx

Fiziksel arşiv servis büro hizmetimiz ile, arşiv düzenlenerek öncelikle bugüne kadar üretilen belgelere çok hızlı ulaşılması sağlanmıştır.

Burada bulunan arşiv malzemeleri; bölüm, malzeme cinsi, konu ve tarih gibi kriterler doğrultusunda tasniflenerek numaralandırılmıştır. Her bir malzeme için PaperWork doküman yönetim ve arşiv sistemine malzemeyi tanımlayan indeks alanları girilmiştir. Girilen bu indeks alanları ile PaperWork üzerinde gerekli sorgulamalar yapıldıktan sonra belgenin fiziksel yerine oldukça kısa zamanda ulaşılabilmesi sağlanmıştır. Arşive dahil olan ve dahil olacak belgelerin ne şekilde kullanılacağını belirten arşiv yönetmeliği SOX 404 kurallarına bağlı kalınarak hazırlanmıştır.

Doküman yönetim ve arşiv çözümümüz PaperWork ile öncelikle hukuk bölümünün belgeleri ve sözleşmeler , uzman veri giriş operatörlerimiz tarafından taranarak sayısal (dijital) ortama aktarılmış ve çalışanların kullanımına sunulmuştur.. Çok fazla sayıda dokümana sahip olan hukuk bölümünün analiz çalışmaları neticesinde dava dosyaları, sözleşmeler, lisanslar vb. doküman tipleri PaperWork doküman yönetim ve arşiv sistemi üzerine, belirlenen kriterler ve yetkiler çerçevesinde aktarılmıştır. Kullanıcılar, şirket bünyesindeki yetki derecelerinin PaperWork’ e aktarılması sayesinde, sahip oldukları yetkiler dahilinde dokümanlara ulaşabilmektedirler. PaperWork’ ün Microsoft Office yazılımlarının içerisinden çalışabilmesi özelliği sayesinde burada üretilen belgeler doğrudan PaperWork doküman yönetim sistemine eklenebilmektedir. Kurum dışından gelen belgeler Canon DR tarayıcıları ile tarama işleminden geçirilerek G-G soft personeli tarafından analiz çalışması sonucunda ortaya çıkan kriterler doğrultusunda PaperWork’ e aktarılmaktadır.. PaperWork’ e dahil edilen Tüm belgeler üzerinde yapılan değişiklikler versiyon bazında takip edilmektedir. Bu sayede grup çalışması ile hazırlanan sözleşme, dava Dosyası, teklif v.b. gibi belgeler Üzerinde yapılan tüm değişiklikler izlenebilmektedir.

PaperWork OCR sunucumuz taranmış dokümanlar üzerinde işlem yaparak, yazı verisini oluşturur. Böylece taranmış, görüntü formatındaki dokümanlar üzerinde de tam metin arama (full Text Search) işlemi yapılabilir. Shell çalışanları , PaperWork’ün gelişmiş arama motorunu kullanarak sistem üzerinde bulunan tüm elektronik ve taranmış dokümanlar içerisinde kelime bazlı arama yaparak, istedikleri belgelere kolaylıkla ulaşmaktadırlar.

Form işleme (ICR-Akıllı Karakter Tanımlama) ile el yazısı ile doldurulmuş Shell SmartCard başvuru formları da PaperWork Form Magic ICR yazılımımız ile ICR işleminden geçirilerek sayısal (digital) ortama aktarılmaktadır. Böylece SmartCard formlarına çok hızlı ulaşılabilinmekte olup, imzalı fiziksel belgelerin güvenliği bir kat daha artırılmıştır.

Kullanılan uygulama ve alınan servisler,
PaperWork FormMagic,PaperWork Doküman Arşiv ve Yönetim Sistemi
Fiziksel Arşiv Düzenleme Hizmeti,Servis Büro Hizmeti,Form İşleme Hizmeti

Yetkili kişiler
Sarper Eralp, 212 376 01 11
Cemil Kırcı, 212 376 00 00

.