16
Tem

Dokümanları Merkezi Bir Yapıda Yönetmek Neden Önemli?

Kurumlar, özellikle ofis dışından çalışmanın zorunlu olduğu pandemi gibi koşullarda dokümanları yönetmekte büyük zorluk yaşıyorlar.

Dokümanlar ağ üzerindeki paylaşım klasörlerinde, USB belleklerde, kişilerin bilgisayarların da veya farklı iş uygulamalarının içinde saklanmaktadır. Bazı dokümanlar ise kağıt formatında arşivde veya departmanların dolaplarında kilit altında tutulmaktadır. Bu kaos ortamında verimli çalışmak çok zordur. Müşteri dokümanları dosya sunucularında ve farklı uygulamalar içinde arşivlendiğin de müşteri dosyası bir bütün olarak takip edilemez. Belgelere erişimde, güncel versiyon üzerinde çalışmakta ve güvenlik konularında ciddi sorunlar ortaya çıkar.

PaperWork dijital ortamda belgelerinizi yönetmenizi sağlar. Gelişmiş entegrasyon katmanı, dokümanlarınızı kurumsal uygulamalarınıza ve süreçlerinize bağlar. Kritik dokümanlarınızın güvenle saklanmasını ve paylaşılmasını sağlar.

PaperWork’ün HTML5 ve Mobil uygulaması ile zaman ve mekandan bağımsız olarak istediğiniz dokümanlara hemen erişebilirsiniz. PaperWork’ün gelişmiş KEP ve e-imza modülleri, yasal işlemlerde büyük kolaylık ve esneklik sağlar. Ofise gitmeden evden, örneğin bir sözleşmeyi PaperWork ile imzalayıp, KEP ile gönderip belgeye yasal geçerlilik kazandırabilirsiniz

PaperWork Content Server, kurumsal uygulamalarla entegre çalışır. Uygulamalar belgeleri Content Server’a kaydederler ve kendi ara yüzlerinden görüntüleyebilirler. Kullanıcılar bir doküman yönetimi sistemi kullandıklarını farketmezler. Farklı kaynaklardan gelen dokümanlar, PaperWork üzerinde arşivlenir. Kullanıcılar gelişmiş full text search arama motoru ile belgelere hızlıca ulaşırlar.


Dokümanların merkezi olarak tek noktadan yönetilmesi bilgiye erişim ve paylaşım maliyetlerini düşürür. Regülasyonlara uygun çalışmanızı sağlar Content Server’ın benzersiz entegrasyon yeteneği, kurumsal uygulamaların içinden de çalışmasını sağlar. Örneğin SAP ara yüzünden çalışan PaperWork SAP ECM modülü ile kullanıcı, SAP’nin içindeyken satınalma ile ilgili sözleşmelere doğrudan erişebilir. Dokümanları versiyonlayabilir. Satınalma ile ilgili faturalara ve diğer dokümanlara da bakabilir. Yeni doküman eklediğinde ise , arka planda dokümanın indeks alanları otomatik olarak oluşur.


Kullanıcı SAP içinde belge ile çalışırken, PaperWork doküman yönetimi sistemini kullandığını farketmez. SAP kullanıcısı olmayan kullanıcılar, dokümanlara PaperWork Content Server’ın web ve mobil ara yüzlerinden eş zamanlı olarak erişebilirler.