İş Akışı Yönetimi mi, İş Süreçleri Yönetimi mi: Hangisi İşletmeniz için Doğru Tercih?

12 Ekim 2020

Her iki sistem de temelde oldukça benzerdir; ancak, farklı iş ortamlarında uygunluklarını nihai olarak etkileyecek bazı temel farklılıklar vardır.
Bu makalede, ikisi arasındaki bazı benzerlikleri ve farklılıkları keşfederek, her iki sistemin yaygın olarak ne için kullanıldığına dair bazı örnekler vereceğim.

İş akışı yönetim sistemi (WFMS) nedir?

İş akışı yönetim sistemi, genellikle bir akış diyagramı biçiminde, belirlenmiş görev dizisi oluşturmanıza ve izlemenize olanak tanıyan araçtır. Bu diyagramlar genellikle ayrıntılı değildir, ancak birisinin talimatları izlemesi ve görevi verimli bir şekilde gerçekleştirmesi için yeterli bilgiyi içerir. Piyasada çok sayıda iş akışı yazılım aracı vardır ve bunların tümü küçük ve orta ölçekli işletmeler için makul ölçüde uygun fiyatlıdır.

İş akışı yönetimi bazen Business Process Management Lite olarak da tanımlanır ve şirketinizin faaliyetlerini izlemeye başlamanın mükemmel bir yoludur.

Daha komplex uygulamalar ile birlikte iş akışları otomatikleştirme yeteneği kazanır. Örneğin Personel alım sürecinde bu yetenek çok faydalı olabilir veya belirli biz zaman çizelgesini takip eden, bir departman içinde farklı kişilere atanan belgelerin partiler veya görevler arasında gönderildiği herhangi bir süreç olabilir.

İş akısı yönetim araçları süreçlerden ziyade daha çok görevler üzerinde çalışan kişiler üzerine odaklanır. İş süreçleri yönetim araçları ise Süreçleri konu alır.
İş akışı yönetimi bir tür iş süreci yönetim biçimi olduğundan ( terside doğrudur ) ikisini karıştırmak oldukça kolaydır; ancak, ikisinden birine karar vermeden önce, neye ulaşmak istediğinizi iyi belirlemeniz ve ardından her iki sistemin iş hedeflerinize ulaşmanızda size nasıl yardımcı olabileceğini değerlendirmeniz gerekmektedir.

Bir iş akışı yönetim sisteminin işletmeniz için uygun olup olmadığına karar vermenize daha iyi yardımcı olmak için, WFMS’nin en yaygın olarak ne için kullanıldığına dair bazı örneklere bakalım.

İş akışı yönetimi araçları ne için kullanılır?

İş akışı yönetim sistemleri, çoğunlukla belirli bir görevdeki temel adımları tanımlamak için kullanılır. Genellikle işe dâhil olmuş birden fazla kişi bulunur, bu nedenle iş akışı her bireyin rolünü ve göreve nereden başlaması gerektiğini özetleyecektir. Bazı iş akışları otomatikleştirilerek aynı iş akışının paralel olarak birkaç kez yürütüldüğü durumlarda etkilidir.
İş akışı genel olarak;

Üretimde: Bir üretim hattındaki adımların verimliliği artırmak için otomatikleştirilebildiği veya el işçiliğinin zorunlu olmadığı durumlarda.
Satışta: Yöneticilerin sürecin farklı aşamalarında yer olan bazı müşterilerle aynı satış döngüsünden iletişime geçebilmesi
Müşteri Hizmetlerinde: Müşterinin taleplerine bağlı olarak sorunların farklı temsilcilere atanmasında.
Finansta: Borçların, faturaların ilk düzenlendiği tarihe ve borcun ödenmemiş olduğu süreye göre tahsil edildiği durumlarda.

İş Süreçleri Yönetimi (BPM) nedir?

İş Süreçleri Yönetimi, bir organizasyonu daha verimli hale getirmek için izleme ve iyileştirmeye odaklanan bir yaklaşımdır. Bunu bir kuruluşun mevcut durumdaki uçtan uca süreçlerini tarif edip ardından süreç haritalarında eylemleri veya adımları belgeleyerek gerçekleştirir.

Örnek bir süreç haritası aşağıda görülebilir.

İş akışı yönetim ile iş süreci yönetim sistemleri arasındaki farklar nelerdir?

İş akışı yönetimi ile iş süreci yönetimi arasındaki temel fark, iş akışı yönetimi araçlarının çok daha fazla kişileri ve belgeleri organize etmeye ve doğru adımların doğru zamanda ve doğru sırada takip edilmesini sağlamaya yönelik olmasıdır.

Öte yandan BPM, bir işletmenin süreçlerine ve bunların nasıl yönetilebileceğine veya geliştirilebileceğine çok daha fazla odaklanır. Elbette ikisi arasında kesişen unsurlar vardır, ancak BPM sistemleri, doğru kişinin bir görevi yerine getirmesini veya belirli bir eyleme yanıt olarak bir belge göndermesini sağlamaktan ziyade, süreçlerin devam eden analizine ve iyileştirilmesine daha fazla eğilimlidir. Bununla birlikte, bir iş sürecindeki adımları yönetmek için iş akışları oluşturmak tamamen mümkündür.

WFMS ve BPM arasındaki diğer bazı önemli farklar şunlardır:

İş akışı yönetim sistemleri, insanlar ve yazılım sistemleri arasındaki etkileşimleri koordine eder. BPM sistemleri, bir organizasyondaki tüm kaynaklar arasındaki etkileşimleri koordine eder.
BPM sistemleri çok daha karmaşıktır ve tüm departmanlar ve harici kaynaklar arasındaki etkileşimleri gösterir.

WFMS vs. BPM: İşletmeniz için en iyisi hangisi?

Hangi sistemin uygulanacağına karar vermek, nihayetinde sahip olduğunuz işin türüne ve / veya sistemi ne için kullanmak istediğinize bağlıdır.
Personelinizin işlerini daha iyi yapmasına yardımcı olmanın bir yolunu arıyorsanız, belki de bir iş akışı yönetim sistemi yararlı olabilir – özellikle de yalnızca birkaç departmanda kullanılacaksa. İş akışı yönetimi araçları, doğru kullanılırsa, müşteri hizmetleri veya satış ortamlarında gerçekten mükemmeldir.
Bununla birlikte, daha çok şirket çapında bir uygulama arıyorsanız ve sadece birini desteklemek için bütçeniz varsa, o zaman bir iş süreci yönetim sistemi çok daha uygun olacaktır. Çoğu durumda bu sistemler ölçeklenebilir olduğundan, bir departmandan kolayca başlayabilir ve ardından projeyi organizasyonu bir bütün olarak kapsayacak şekilde genişletebilirsiniz. BPM sistemleri harika bir yatırımdır ve bunları kullanmaktan elde edilen faydalar, her zaman başlamak için gereken ilk büyük kaynak girdisinden daha ağır basacaktır.