Yüzlerce, binlerce çalışanın olduğu kurumlarda, özlük dosyalarının hazırlanması, güncel tutulması ve yönetilmesi kaos ortamı yaratmaktadır. Özlük belgelerini dijital ortama aktarıp, ağ üzerindeki klasörler içinde de verimli olarak yönetemezsiniz. Özlük belgelerini dijital ortama aktarıp, ağ üzerindeki klasörler içinde de verimli olarak yönetemezsiniz. Benzer şekil de özlük dosyası yönetiminde uzman olmayan uygulamalarla sorunlarınızı çözemezsiniz. Aşağıda belirtilen problemleri çözmek için, insan kaynakları departmanları çok yoğun çaba harcamaktadır.

Çözüm, HRDoc ile özlük dosyalarının akıllı dijital dönüşümüdür

HRDoc, bu sorunu, özlük dosyasının paydaşları ile birlikte ele alarak en verimli şekilde çözmüştür. Karmaşık sistemleri unutun, HRDoc dijital ortamda özlük dosyası yönetimi için özel olarak geliştirilmiştir. Kolay ve her ortamda çalışan ara yüzlerimiz mavi yakalı, beyaz yakalı çalışanlarınız ile insan kaynakları uzmanlarını tek sistem üzerinde, özlük dosyası yönetimi için birleştirir. PaperWork HRDoc, İK uzmanları ile çalışanlara ayrı arayüzler sağlamaktadır.

Tüm çalışanlar yetkileri dahilinde özlük dosyalarına erişir ve insan kaynakları uzmanlarının belirlediği yetkilerle işlem yapar. Çalışanların yüklediği belgeler, ancak  uzmanlar onay verdiğinde özlük dosyasına aktarılır. Uzmanlar, çalışan gruplarına göre farklı özlük belge setleri belirleyebilirler.

Çalışanlar özlük dosyası içinde, sadece izin verilen belgelere ulaşabilirler. Örneğin insan kaynakları uzmanları, mühendisler, bakım teknisyenleri, satış ve bunun gibi farklı çalışan grupları için, farklı özlük belge setleri oluşturulabilir. Böylece farklı yeteneklere sahip çalışan gruplarının, özlük dosyaları da  farklılaşmış olur. İnsan kaynakları farklı disiplinlerdeki kişilerle, o gruba ait farklı belgeleri kolaylıkla paylaşmış olur. Uzmanlar, özlük dosyalarının yönetimini kolaylaştırmak için, belgeye zorunluluk, yetki, geçerlilik süresi ve süre bitiminden önce hatırlatma gibi tanımlamalar yapabilirler.

Çalışanların, akıllı telefonlar ve tabletlerden, HRDoc’u kullanarak fotoğraf çekerek özlük dosyasına belge ekleyebilmesi işi çok kolaylaştırır. Çok çalışanın olduğu kurumlarda bile eksik belgeler kısa sürede tamamlanır. Çalışanların sisteme katkısı, kolay kullanım ile en üst seviyeye taşınır. Klasik yöntemde çalışanlar, ihtiyac duyduğu belgeleri  insan kaynakları uzmanlarından talep ederler. Bu isteklerin karşılanması, uzmanların çok zamanını alır. Sistem gelişmiş entegrasyon katmanına sahiptir. Her türlü uygulama ile veri ve belge alışverişinde bulunabilir. Örneğin bordrolar, entegrasyon ile bordro uygulamasından  otomatik olarak özlük dosyasına aktarılır. Çalışanlar telefondan bile HRDoc ile bordrolarına ulaşabilirler. Böylece çalışanların, insan kaynakları uzmanlarından belge isteme devri kapanmış olur. Uygulama üzerinden özlük belgelerine 7/24 erişebilirler. Belgeleri paylaşmak, toplamak ve güncel tutmak için çaba harcamazsınız.

HRDoc özlük dosyaları yönetimini üzerine alarak, insan kaynakları uzmanlarının, zamanlarının büyük bir bölümünü çalışan memnuniyeti için harcamalarını sağlar.