İçerenköy Mah. Büyük Kartal Sok. Parlar Bolat İş Mkz. No:19
Pazartesi - Cuma 09:00-18:00
0216 384 0751

Turkent Başarı Öyküsü

Proje Detayıx

Turkent Başarı Öyküsüx

Türkiye’nin karnını doyuran markalar, PaperWork’le dokümanlarını yönetiyor.

Turkent Gıda ve Turizm Sanayi ve Ticaret A.Ş. ve GGSoft, 2004 yılından bu yana birlikte çalışıyor. Turkent, PaperWork ile iş süreçlerinde standardizasyonu sağlamış durumda.

Turkent Gıda ve Turizm Sanayi ve Ticaret A.Ş., Pizza Hut ve Kentucky Fried Chicken (KFC) markalarının Türkiye temsilciliğini yürütüyor. Şirket, GGSoft’un sunduğu doküman yönetimi platformu PaperWork ile dokümantasyon akışını elektronik ortamda yönetiyor. 2004 yılından bu yana PaperWork çözümünü kullanan şirket, iş süreçlerini çok daha verimli hale getirmiş durumda. Üstelik doküman yönetiminde oluşabilecek hata payını en alt seviyeye indirerek.

İki şirketin çözüm ortaklığının temelleri 2002 yılına dayanıyor. O yıllarda, Turkent’in bağlı olduğu Süzer Holding’in hukuki evraklarının elektronik ortama aktarılmasıyla ilgili bir sürecin yürütüldüğünü kaydeden Turkent Bilgi Sistemleri Koordinatörü Turgut Macun, bu proje için çözüm ortağı arayışı sırasında GGSoft ile tanıştıklarını ifade etti. GGSoft ile 2004 yılında çalışmaya başladıklarını belirten Macun, “Şirketin sunduğu PaperWork platformunu, hem Süzer Holding hem de Turkent bünyesinde kullanmaya başladık. PaperWork, Turkent bünyesinde finans, satın alma, BT ve insan kaynakları departmanlarında etkin şekilde kullanılıyor. Diğer yandan, çözüm ile pazarlama departmanının satın alma bölümüne isteklerini iletebilmesi konusunda yeni bir çalışmayı hayata geçirdik. Çözüm üzerinde; sözleşmeler, ruhsat ve izin belgeleri, teminat depozitleri, personel özlük dosyaları ve ihtarnameler gibi dokümanları yönetiyoruz. Sistemi yaklaşık 35 kişi kullanıyor” diyerek sözlerini sürdürdü.

PaperWork’un Süzer Holding, Kent Leasing ve Turkent bünyesinde uygulamaya alınması ve eğitimleri yaklaşık 3 ay gibi kısa sürede tamamlandı. “Eğer çok karmaşık iş süreçleriniz söz konusu değilse bu çözümü uyarlamak çok uzun sürmüyor. Kolayca bütünleştirme sürecini tamamlayabiliyorsunuz. Eğitim ve insan kaynağının programa uyumu da çok fazla zaman almadı. Çalışanlarımız çok çabuk çözüme uyum sağladılar” diyen Macun, çözümü kısa sürede başarılı şekilde kullanmaya başladıklarının altını çizdi.

Turgut Macun, neden GGSoft’u çözüm ortağı olarak seçtiklerini ise şu sözlerle açıkladı: “GGSoft, projemize çok olumlu yaklaştı. İşbirliğini çok başarılı şekilde yürüttüler. Birlikte çok düzgün şekilde çalıştık. Hala uyumlu şekilde çalışmaya devam ediyoruz. Diğer yandan GGSoft’un yerli şirket olması bizim için önemli bir avantaj oldu. Yerel iş yapma biçimlerine uygun çözümler sunan bir şirketle çalışmayı tercih ettik. En önemlisi, hayata geçirmek istediğimiz çalışmalara ürün tamamen yanıt veriyordu. Maliyet bizim için önemli bir etkendi. Bizim vizyonumuza kolaylıkla uyum sağlayan GGSoft, bize geniş yelpazede ürün ve hizmet sundu. Teknik destek yeterliliği ve hızı, ekosistem, birlikte büyüme yani onların büyüme vizyonuna uyum sağlayabilme.

“Dolayısıyla GGSoft ile çalışmayı seçtik.”

Şirketle iletişimlerinin sağlıklı şekilde sürdüğünü belirten Macun, çözümün desteği konusunda hiçbir sıkıntı yaşamadıklarının altını çizdi. Macun sözlerini şöyle sürdürdü: “Yılda en az iki kere yeni sürüm piyasaya sunuluyor. Yeni sürümler çıktıkça, GGSoft uzman kadrosu şirketimize gelerek yüklemeleri gerçekleştiriyor. Takıldığımız konularda ya da ortaya çıkan yeni ihtiyaçlar konusunda kendilerine anında danışabiliyoruz.

“Şirket bize hızla yanıt veriyor.”

PaperWork ile elektronik kopyaların oluşturulması, toplanması ve yedeklenmesinin kolayca yapılabildiğini belirten Macun, projenin getirileri konusunda şunları aktardı: “Çözümle, elektronik belgelere erişim yetkilendirmesini, belgelere ve çalışana bağlı olarak gerçekleştirebiliyoruz. Elektronik belgelerin arandığında kolayca bulunabilmesi için belgeye göre belirlediğimiz kriterlerle arayabiliyoruz. Üstelik belgelere saniyeler mertebesinde ulaşabiliyoruz. Bu platformla personel hatalarını en aza indirerek bilginin doğruluğu artırdık. Diğer yandan arşiv işletme giderlerinden elde edilen getiriyi başka alanlarda kullanılabilir hale geldik. En önemli getirilerden bir diğeri ise fiziksel arşive girişin azalmasıyla belge güvenliğinin artırılması oldu.

“İş süreçlerimizde standardizasyon sağladık”

PaperWork, Pizza Hut ve Kentucky Fried Chicken markalarının Türkiye temsilcisi Turkent’in doküman yönetimi konusunda kullandığı ilk ürün. Kentucky Fried Chicken ve Pizzahut Türkiye Bilgi Sistemleri Müdür Yardımcısı İ. Selçuk Ön, konuyla ilgili, “O dönem farklı doküman yönetimi sistemlerini de inceledik. Ancak PaperWork’ü seçtiğimize hiç pişman olmadık. Sonradan incelediğimiz diğer bazı markaların pazarda elendiklerini gördük. GGSoft ve PaperWork bizim için en doğru karar oldu” şeklinde konuştu.

Bu çözümle iş süreçlerinde standardizasyon sağladıklarını vurgulayan Ön, “Bu sayede bir disiplin sağlamış olduk. Basılı evrakların kaybolması gibi sorunlar tamamen ortadan kalktı. İş süreçlerimiz hızlandı ve verimlilik arttı. Diğer yandan şirketimize katılan insan kaynağı da sürece çok daha sağlıklı ve kolay şekilde uyum sağlayabiliyor. Bu sistem sayesinde, kişiye bağımlılığımız ortadan kalktı. İş gücü kullanımı anlamında avantajlar sağladık” dedi.

Gücümüzü müşterimizden alıyoruz

Her müşterinin kendileri için bilgi kaynağı olduğunun altını çizen GGSoft Satış Uzmanı Fatma Alibeşe, PaperWork’ün yaklaşık olarak iki yıllk geliştirme haritası bulunduğunu belirterek; “Müşterilerimizin kullanım karakteristiğini izleyerek, versiyon planlamalarında kullanıyoruz. PaperWork ürünümüz gücünü müşterilerinden alan canlı bir organizma gibidir. PaperWork’ü seçen müşterilerimiz güvenilir bir uygulama aldıklarını bilirler” dedi.

Turkent Projesi kapsamında öncelikle uygulama danışmanlarının ilgili departmanların süreçlerini analiz ettiğini belirten Alibeşe, çözümle kağıtların fiziki ortamda söz konusu verimsizliğin önüne geçildiğinin altını çizdi. Alibeşe sözlerini şöyle sürdürdü: “Basit ama sorun çözen bir uyarlama yapılarak, kağıt üzerindeki bilgilerin, yetkiler dahilinde şirket genelinde paylaşılması sağlandı.”

Turkent ve GGSoft, uyumlu çalışmanın sonuçlarını birlikte alıyor.

Kentucky Fried Chicken ve Pizza Hut Türkiye Bilgi Sistemleri Müdür Yardımcısı İ. Selçuk Ön, GGSoft Satış Uzmanı Fatma Alibeşe ve Turkent Bilgi Sistemleri Koordinatörü Turgut Macun

.

Kolay Kullanım,

Kolay Uyarlama,

Kolay Entegrasyon..